Cómo importar datos de hoja de cálculo o texto en una tabla de Microsoft Access

Mediante la importación de datos, se incluye información de otros programas o fuentes sin tener que introducir manualmente cada registro. Es más fácil de importar datos de un archivo de hoja de cálculo o de texto, y usted tiene que asegurarse de que los datos coinciden con los campos de la tabla de base de datos. Estas instrucciones de trabajo para Access 97.

Instrucciones

Pegar desde otra aplicación

1 Abra el archivo de base de datos en Microsoft Access.

2 Utilice la tecla F11 para abrir la ventana base de datos.

3 Haga clic en la ficha Tabla. Aparece una lista de las tablas.

4 Seleccione la tabla que desea trabajar y haga clic en Abrir.

5 Abra la aplicación que contiene los datos que desea traer. Asegúrese de que la información está en un formato que Access puede utilizar. Si la información está en un procesador de texto, que debe tener el formato de una tabla o de lo contrario cada "campo" deben estar separados por pestañas.

6 Asegúrese de que el orden de las columnas en los datos que se van pegadas coincide con el orden de los campos en la tabla de base de datos.

7 Seleccione las filas que desea copiar y seleccione Copiar en el menú Editar.

8 Volviendo al acceso, decidir si desea reemplazar los registros antiguos por los nuevos, o si desea agregar los nuevos registros al final de la hoja de datos.

9 Para reemplazar, seleccionar los registros a ser reemplazados, a continuación, haga clic en Pegar en el menú Edición. Los registros reemplazan a los que ha seleccionado.

10 Para pegar los registros al final de la hoja de datos, vaya al menú Editar y haga clic en Pegar datos anexados. Los registros se mostrarán en la parte inferior de la hoja.

Importación desde una hoja de cálculo o archivo de texto

11 Se dan cuenta de que los datos se pueden importar directamente en una tabla sólo si la aplicación externa es un archivo de hoja de cálculo o de texto.

12 Abra la ventana base de datos.

13 En el menú Archivo, seleccione Obtener datos externos y, a continuación, en Importar.

14 Moverse por las carpetas hasta que encuentre el archivo que contiene los datos que desea importar.

15 Seleccione el archivo, a continuación, haga clic en Importar.

dieciséis Aparece un asistente de importación. Utilice el asistente para importar los datos. Cuando se le preguntó, seleccione la tabla que desea recibir los nuevos datos.

Consejos y advertencias

• Los problemas pueden ocurrir si los datos importados no coincide con los campos en la tabla de Access.