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Cómo imprimir los datos de Excel como una lista de correo

Microsoft Excel se utiliza para calcular, analizar y compartir datos. Puede importar datos a Excel, o introducirlo manualmente y dar formato a la hoja de cálculo con las fronteras específicas, el sombreado, el tamaño celular y estilos de número. Los datos se pueden ordenar en orden ascendente o descendente y se utilizan para los gráficos. Excel trabaja con otros programas, por lo que es fácil de extraer datos de Excel como una lista de correo de cartas, etiquetas y sobres, sin la necesidad de volver a escribir las entradas.

Instrucciones

1 Vaya a Microsoft Excel y abra la hoja de cálculo o libro que desea utilizar para su lista de correo.

2 Compruebe que cada categoría que necesita para su lista de correo tiene un encabezado de columna. Por ejemplo, usted debe tener un encabezado de columna para "nombre de pila", "Last-Nombre", "Dirección", "City", "Estado" y "Zip" si va a imprimir una lista de correo para las etiquetas.

3 Añadir encabezados de columna por encima de cada columna en Excel. Guarde su trabajo haciendo clic en "Archivo" y luego "Guardar" o "Ctrl + S", y cerrar la hoja de cálculo Excel o un libro.

4 Abrir un documento en blanco en Microsoft Word y vaya a "Herramientas", "Cartas y correspondencia" después "de combinar correspondencia".

5 Seleccione el tipo de lista de correo que desea imprimir. Para imprimir una lista de correo para etiquetas, seleccione la opción "etiquetas" en el panel de tareas "Combinar correspondencia" y haga clic en "Siguiente: inicie el documento."

6 Siga el asistente de combinación de correspondencia y seleccionar la puesta a punto para las etiquetas de correo. Seleccione la opción "Cambiar el diseño del documento" o "Empezar desde documento existente." Seleccione "Opciones de etiqueta" y elegir el tipo de etiquetas que desea ejecutar.

7 Desplazarse a través de los "productos de marca" y "Número de producto" y seleccionar sus opciones, a continuación, haga clic en "Aceptar". Hacer que sus líneas de división de la etiqueta visible mediante la selección de "Tabla" y luego "Mostrar líneas de división." A continuación, haga clic en "Siguiente: seleccionar los destinatarios."

8 Seleccione "Usar una lista existente" para utilizar los datos de Excel que guardó en el paso 3. Haga clic en "Examinar" y navegue hasta el libro de Excel, a continuación, haga clic en "Abrir".

9 Seleccione la hoja de cálculo de Excel que contiene los datos desde el cuadro de diálogo y haga clic en "Aceptar". Para imprimir todos los datos de la hoja de cálculo, seleccione "OK". De lo contrario, seleccione "Borrar todo" y colocar una marca junto a las entradas que desea imprimir. También puede elegir la opción "Validar" para especificar los requisitos de datos o selecciones aún más, y luego haga clic en "Aceptar".

10 Haga clic en "Siguiente: ordenar las etiquetas" para configurar su etiqueta de envío y elegir la opción "y otras piezas."

11 Seleccione cada campo individual, haga clic en "Insertar" y repetir hasta que todos los campos que desea se insertan. A continuación, haga clic en "Cerrar". Verá el formato de la etiqueta en su página.

12 Organizar las etiquetas aún más en la página mediante la adición de un espacio entre los marcadores de posición para "<< nombre de pila >>" y "<< >> Apellido" y luego presionar "Enter".

13 Pulse la tecla "Enter" de nuevo después de "Dirección << >>".

14 Añadir una coma después de "City << >>" seguido de un espacio. Además, agregue un espacio entre "<< Estado >>" y "<< >> Zip."

15 Volver al panel de tareas "Combinar correspondencia" y hacer clic en "Actualizar todas las etiquetas." A continuación, seleccione "siguiente: vista previa de las etiquetas."

dieciséis Haga clic en "Siguiente: Complete la combinación." Para imprimir los datos de la lista de correo de inmediato, haga clic en "Imprimir" y "OK". De lo contrario, seleccione "Editar etiquetas individuales" y "OK" para ejecutar la lista de distribución de datos de Excel después.