Combinación de correspondencia Tutorial sobre el uso de archivos de Excel y Word

Utilice la función de combinación de correspondencia presente tanto en Microsoft Excel y Microsoft Word para combinar datos formateados específicamente, tales como etiquetas de dirección o cartas modelo. Crear etiquetas de tamaño, precisamente, u otros materiales impresos, utilizando el aspecto de hojas de cálculo de Excel, a continuación, abra el archivo en Microsoft Word. Esta función hace que sea un proceso sencillo.

Instrucciones

1 Crear la hoja de cálculo de Microsoft Excel que desea utilizar. Etiqueta de la hoja con un nombre específico, a continuación, establecer las filas y columnas. Al combinar correspondencia, se seleccionan los campos de la fusión, por lo etiquetar las columnas de hoja de cálculo también. Además, los datos de fusionar deben estar en una hoja.

2 Abra el documento principal para fusionarse en Microsoft Word. Se puede utilizar ya sea un documento nuevo o uno ya creado.

3 En Microsoft Word, haga clic en "Herramientas" y luego "Combinar correspondencia". El cuadro de diálogo "Combinar correspondencia" aparece abierto, así que seleccione "Documento principal". Seleccione el tipo de documento que desea crear, que puede ser cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas, u otra opción. Haga clic en Aceptar".

4 En la sección "Fuente de datos" del cuadro de diálogo "Combinar correspondencia", encontrar la hoja de cálculo de Microsoft Excel que creó. Asegúrese de que "todas las fuentes de datos" se selecciona del cuadro desplegable si no se puede encontrar el documento. Seleccione el documento y haga clic en "Abrir".

5 En la sección "Insertar campo de combinación" del cuadro de diálogo, seleccione los campos de la hoja de cálculo de Excel que previamente etiquetados, por lo que van a aparecer en Word. Resalte el nombre de cada campo y haga clic en "Insertar". Algunas versiones posteriores de Word permiten la organización de los campos más específicos, por lo que ponen los campos en el orden que desee. Cuando haya terminado, haga clic en "Cerrar".

6 Combinar sus documentos. Una vez que haya seleccionado los campos, un "Combinar en un documento nuevo" cuadro de diálogo ofrece la opción de fusionar todos los registros. Seleccione "All" y luego haga clic en "OK". Su nuevo documento en Microsoft Word mostrará los datos de Excel. Puede aplicar formatos sencillos para sus datos, como negrita o subrayado, pero cualquier cambio en los datos reales que se debe hacer en Excel.

Consejos y advertencias

• Haga clic en "Ayuda" en Microsoft Word y busque "Combinar correspondencia" para obtener información adicional.