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Paso a paso las instrucciones para hacer una combinación de correspondencia con Windows 2007

Paso a paso las instrucciones para hacer una combinación de correspondencia con Windows 2007


combinación de correspondencia de Microsoft Word 2007 se utiliza para crear documentos idénticos, pero cada documento contiene información única, tal como un nombre o dirección. En Word 2007, la cinta de opciones o grupos de comandos aparecen en lugar de la barra de herramientas habitual. Los comandos se dividen en grupos de actividades, tales como crear, iniciar la combinación de correspondencia, escribir y Insertar campos. Utilizando el asistente de fusión, que es fácil de combinar nombres y direcciones de los sobres, etiquetas o documentos.

Iniciar Combinar correspondencia

Haga clic en la flecha "Iniciar Combinar correspondencia". Aparecerá un menú desplegable. Elija la última opción, "paso a paso Asistente para combinar correspondencia." Un panel de tareas aparecerá que enumera los tipos de documento que desea crear, como cartas, sobres, etiquetas y así sucesivamente. Haga clic en el que sea apropiado. Situado justo debajo de este panel, otro panel tendrá un enlace de inicio que va con ese tipo particular de documento para iniciar el proceso. Clic en el enlace.

Selección de una plantilla

En la ventana Combinar correspondencia, se le dará la opción de utilizar el documento actual que ha elegido, para seleccionar una plantilla o para buscar un documento actualmente cerrado. Si desea utilizar una plantilla, haga clic en "Inicio de una plantilla." Cuando aparezca el enlace "Seleccionar plantilla", haga clic en él. Un cuadro de diálogo se abrirá, mostrando las diversas opciones. Si el documento es una carta, seleccione la ficha Cartas. Podrás previsualizar los diferentes formatos en el lado derecho de la pantalla. Cuando se haya decidido por un formato utilizar, haga clic en él y luego haga clic en "Aceptar".

Selección de destinatarios

Para una lista existente, haga clic en "Examinar". Busque y abra el archivo que desea utilizar para los destinatarios. Si la lista está contenida en una hoja de cálculo de Excel, seleccione "MailMergeList.xls." Un cuadro de diálogo se abrirá. Elija la tabla que contiene la información de los destinatarios que va a poner en los campos de combinación en el documento. De acuerdo con lo que usted nombró el rango en su hoja de cálculo, seleccione los nombres y las direcciones de la combinación de correspondencia. No se olvide de comprobar la "primera fila de datos contiene encabezados de columna" caja. De esa manera las etiquetas de campo no será confundido con los datos de la hoja de cálculo. Un cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia se abrirá. Marque sólo los nombres y direcciones que desea utilizar. Mediante el menú desplegable que se encuentra al lado de cada nombre, puede ordenar, filtrar y filtrar la lista.
La línea de saludo y el bloque de direcciones que ya se insertarán en la plantilla. Si no está utilizando un documento con formato previo, sólo tiene que hacer clic en los enlaces situados a la derecha para insertar la información correspondiente. Si hace clic en el enlace Bloque de dirección, podrás dar formato a su dirección. También puede elegir correlación entre los ámbitos para que coincida con el campo de dirección que falta, o utilizar la función desplegable si está usando una plantilla de Excel. Ahora preliminar de la información. A continuación, haga clic en "Siguiente: completar la combinación." Aparecerá una ventana. Si necesita hacer cambios, haga clic en "Editar cartas individuales;" de lo contrario, seleccione "Imprimir".