Cómo utilizar Microsoft Excel para gestionar los contactos

Hacer un seguimiento de todas las personas que conoces puede ser un desafío. La mayoría de las personas a manejar esta información en una libreta de direcciones, su teléfono o PDA o incluso una hoja de cálculo. Mantener a todos de la misma, tanto organizada y coherente puede ser una tarea de pesadilla, a menos que tengas un plan y se adhieren a ella. Realización de una hoja de cálculo de la información de contacto en Excel o en OpenOffice o documentos de Google para el caso, es muy fácil, pero hay algunos consejos para tener en cuenta que hará que el proceso mucho más simple.

Instrucciones

1 Abrir un nuevo documento de hoja de cálculo.

2 Escribe las cabeceras de las columnas de la hoja de cálculo. Estas serán las secciones de datos individuales que componen la información de su contacto. Usted puede poner cualquier información que se le de seguimiento aquí, por ejemplo, si usted tiene una columna para el nombre completo de la persona, o uno de primera y otro para apellidos depende de usted. Probablemente debería al menos tener un nombre, un número de teléfono y un campo de dirección de correo electrónico. Si decide realizar un seguimiento de direcciones, debe romperlos en dirección, ciudad, estado y código postal.

3 Introducir nombres de los tres primeros contactos 'y otra información. Esto le dará una idea de cómo se verá la hoja de cálculo.

4 Resalte la columna Código postal haciendo clic en el encabezado de la columna (la letra por encima de ella), si tiene uno. Haga clic derecho en una de las células dentro de esa columna y seleccione Formato de celdas. Seleccione la opción "especial" la partida, elegir la opción "Código postal" o "código postal + 4" y haga clic en OK.

5 Utilice las asas entre las columnas para cambiar el tamaño de las columnas en base a su necesidad. La columna Código Postal probablemente no necesita ser mucho más de 5 dígitos de ancho, pero puede necesitar ser hecho ya la columna de nombre. O se puede ajustar manualmente este, o haga doble clic en la barra entre dos cabezas de las columnas para cambiar automáticamente el tamaño de ellos.

6 Introducir el resto de su información de contacto. Puede escribir alguna información, a continuación, pulse la tecla de flecha hacia la derecha para continuar trabajando en esa fila, o presione enter para pasar a la siguiente fila.

Consejos y advertencias

• Se puede ahorrar tiempo para entrar en un tipo de información a la vez, a continuación, pasar a la siguiente columna. Por ejemplo, desplazarse por la lista y escriba en nombre de todos, a continuación, volver a la parte superior y el tipo de apellidos de cada uno, y así sucesivamente.
• Microsoft también, presenta una serie de plantillas de libreta de direcciones disponibles en su página web, lo que le ahorrará un poco de tiempo establecido. Vea la sección Recursos para aquellos.
• Para obtener más información sobre OpenOffice o documentos de Google, los cuales incluyen software de hoja de cálculo similar a Excel, consulte los enlaces que aparecen en la sección Recursos.