Cómo administrar una Bandeja de entrada

Si usted es como la mayoría de la gente, su bandeja de entrada de correo electrónico se llena rápidamente con todo tipo de mensajes. La mayoría de los clientes de correo como Outlook Express le permiten crear carpetas y reglas de mensajes para ordenar y gestionar los mensajes de correo electrónico entrantes por lo que no está abrumado.

Instrucciones

1 Categorizar los mensajes de correo electrónico que normalmente recibe. Puede basar las categorías por los remitentes - "el jefe", "ventas" y "" - o por cualquier otras categorizaciones tienen sentido. Hacer una categoría separada para los mensajes de correo electrónico personales.

2 Crear carpetas en función de sus categorías. Para crear una carpeta en la mayoría de clientes de correo electrónico, encontrar el menú de navegación y haga clic en Archivo> Nuevo> Carpeta. En el lado izquierdo de la interfaz de cliente de correo electrónico que usted debe ver las nuevas carpetas enumeradas. Típicamente que están ordenados alfabéticamente. En algunos casos es posible que desee considerar la sub-carpetas también, por ejemplo, la carpeta "empresa" puede contener las subcarpetas para "jefe" y "compañeros de trabajo".

3 Crear reglas de mensajes. Las reglas son las que gestionar los mensajes de correo electrónico que llegan, y éstos necesitan ser creados lógicamente. La forma más fácil de comenzar es encontrar un mensaje de correo electrónico para una categoría en particular, como la última de correo electrónico de su jefe. Resalte el mensaje y haga clic derecho del ratón, a continuación, haga clic en "Crear regla de mensaje." Un asistente para reglas le ayudará a determinar qué hacer con los mensajes en función de su dirección de origen, la línea de asunto, etc. Al crear una regla para los correos electrónicos de los individuos, lo mejor es utilizar la dirección de origen es.

4 Decida lo que quiere hacer con el mensaje. Una vez que seleccione los criterios para clasificar el mensaje decidir si desea mover el mensaje a otra carpeta, copiar a otra carpeta o eliminarlo por completo. A continuación, seleccione la carpeta que desea mover o copiar el mensaje. Una vez guardada la regla, tendrá la oportunidad de correr en contra de su bandeja de entrada de correo electrónico, para asegurarse de que está funcionando correctamente.

5 Repita el proceso para cada categoría de correo electrónico que desea administrar de esta manera. La mayoría de sus mensajes de correo electrónico seguirá habiendo llegado a su bandeja de entrada, pero el más importante puede ser desviado a otras carpetas. Cuando responde a los mensajes de correo electrónico, sacarlos de su bandeja de entrada a otras carpetas adecuadas como "seguimiento", "importante" o "finalizado" para mantener su bandeja de entrada limpia. Asegúrese de que compruebe sus carpetas importantes con regularidad; la carpeta aparecerá en negrita cuando los nuevos mensajes vienen en.

Consejos y advertencias

• Permítase tiempo para hacer otras tareas entre la comprobación de correo electrónico. A menos que usted está esperando algo muy importante, limitar su correo electrónico para comprobar cada 30 o 60 minutos. Esto le permitirá hacer otros trabajos importantes sin interrupciones de correo electrónico.
• Una vez que configure reglas de mensajes, no se olvide de comprobar esas otras carpetas cuando nuevos mensajes vienen en. Este sistema es ayudar a priorizar sus comunicaciones por correo electrónico, no los ignore.
• Asegúrese de que sus normas no entren en conflicto. Si configura dos reglas que entran en conflicto, el programa de correo electrónico podría arrojar errores. Las reglas se procesan en el orden en el que se crean.