La mejor manera de usar MS Office para crear y mantener una lista de correo para las etiquetas de base de datos

Una lista de correo es una base de datos de contactos personales o de negocios. Recoger información de negocios de los clientes cada vez que entran en contacto con su compañía, sobre todo su sitio web. Use una combinación de Microsoft Office de contactos de Outlook, Excel y Word para mantener al cliente e información personal. MS Contacts es un programa de base de datos para recopilar y almacenar información. Exportar una lista de nombres y direcciones de Excel y utilizar Word para dar formato e imprimir etiquetas.

Instrucciones

Crear la base de datos

1 Abrir contactos de Microsoft Outlook. Haga clic en "Nuevo" y escriba su información de contacto en los campos. Incluya los nombres y direcciones, números de teléfono y cualquier otra información relevante.

2 Añadir "Categorías" a sus contactos para agregar otra capa a organizar sus contactos. Haga clic en el botón "Categorías" en la parte inferior derecha de la pantalla, y seleccione una categoría predeterminada. Para agregar una nueva categoría, haga clic en el botón "Lista principal de categorías", haga clic en el cuadro blanco, escriba el nuevo nombre de la categoría y haga clic en el botón "Añadir". Haga clic en "Guardar y Cerrar" cuando haya terminado. Actualizar la información de los contactos cada vez que recibe nueva información.

3 Exportar los contactos a una hoja de cálculo de Excel. Abra Outlook y haga clic en "Archivo", "Importar y exportar", "Exportar a un archivo", "Microsoft Excel" y "Siguiente". Luego haga clic en "Contactos" y dar a este archivo un nombre y ubicación.

4 Haga clic en "Asignar campos personalizados" para eliminar campos extra. Haga clic en "Borrar mapa" en la parte inferior derecha de la ventana. Haga clic en el signo más en la parte izquierda de la ventana y seleccione cada campo, en lugar del bloque para añadir más opciones de clasificación. Además, al utilizar toda la agrupación, Microsoft Outlook agrega campos adicionales. Por ejemplo, el bloque de direcciones incluye el país. Haga clic en "OK" y "final".

5 Abra el archivo de Excel y añadir títulos de las columnas para el primer nombre, apellido, calle, ciudad, estado y código postal.

Crear etiquetas de correo

6 Abra Microsoft Word, haga clic en el menú "Herramientas" y luego "Cartas y correo." Haga clic en el "Asistente para combinar correspondencia", y seleccione "Etiqueta".

7 Haga clic en "Cambiar la presentación de documentos." Se abre el cuadro de diálogo "Opciones de etiquetas". Elija la etiqueta de la lista número de producto y haga clic en "Aceptar".

8 Seleccionar los destinatarios haciendo clic en "Utilizar una lista existente" y "Examinar". Seleccione el archivo de Excel y haga clic en "Abrir". Desactive todas las casillas en frente de la columna de la última nombre para eliminarlos de la lista de impresión. Haga clic en "Aceptar" cuando haya terminado.

9 Organizar las etiquetas. Elegir entre el "bloque de direcciones" o "Más de elementos", para insertar campos en su etiqueta. También puede hacer clic en "Asignar campos" y elegir de la lista de campos disponibles. A continuación, haga clic en el botón "OK".

10 Haga clic en el botón "Actualizar todas las etiquetas". Esto crea las etiquetas con la información de la hoja de cálculo Excel. Una vista previa de las etiquetas de los errores y hacer todos los cambios necesarios.

11 Añadir las etiquetas a la impresora. Haga clic en "Combinar al imprimir" y haga clic en "Aceptar".

Consejos y advertencias

• Al insertar campos individuales en la etiqueta, añadir un espacio después de la ciudad y el estado.
• Añadir toda corrección de las etiquetas a Outlook.
• Elija la plantilla de la etiqueta correspondiente a la etiqueta física. Utilizando una plantilla diferente puede imprimir etiquetas de forma incorrecta.