Cómo crear etiquetas de correo desde Excel

Si lo hace un correo masivo, ya sea por motivos de negocios o una carta de vacaciones en familia, se puede ahorrar mucho tiempo y energía haciendo una combinación de correspondencia en Microsoft Office. Puede entrar en la lista de direcciones entera en una spreadsheeting utilizando Microsoft Excel y configurar la combinación de correspondencia en Word. Una combinación de correspondencia trabaja para crear una hoja de etiquetas y automáticamente colocar los datos de la libreta de direcciones en cada etiqueta, por lo que no tiene que escribir manualmente cada etiqueta.

Instrucciones

1 Configurar la lista de direcciones en una hoja de cálculo de Excel. En Excel, escriba los títulos de las columnas correspondientes en la primera fila de una hoja en blanco, tal como el nombre, el apellido, dirección 1, dirección 2, ciudad, estado, código postal. Bajo cada encabezado de columna, introduzca la entrada correspondiente para cada persona en su lista de direcciones. Bajar a la siguiente fila y seguir añadiendo entradas hasta que haya completado la lista de direcciones.

2 Definir el nombre de la lista de direcciones por lo que será capaz de encontrar fácilmente que cuando comience la combinación de correspondencia. Haga clic y arrastre para seleccionar todas las celdas de hojas de cálculo. Haga clic en la pestaña "fórmulas" en Excel. En el grupo "nombres definidos", haga clic en "Definir nombre." Introduzca un nombre para la lista de direcciones que le ayudará a reconocerlo. Haga clic en Aceptar."

3 Guarde la hoja. Cierre Microsoft Excel.

4 Abra Microsoft Word para crear las etiquetas para la combinación de correspondencia. Haga clic en la pestaña "correspondencia". En el grupo "Iniciar Combinar correspondencia", haga clic en "Iniciar Combinar correspondencia." Seleccione "etiquetas". En el cuadro de diálogo "Opciones de etiquetas", seleccione el tipo de impresora que va a utilizar, el fabricante de sus hojas de etiquetas y el número de producto de las hojas de etiquetas (en el embalaje). Haga clic en Aceptar." Un nuevo documento se abrirá con las etiquetas personalizadas creadas en una mesa.

5 Haga clic en el botón de "Microsoft Office" y seleccione "Opciones de Word". Haga clic en "Opciones avanzadas". Bajo "General", seleccione "Confirm File Format Conversion en Abrir." Haga clic en Aceptar." Esto suavizará el proceso de vinculación de la lista de direcciones para la combinación de correspondencia.

6 Haga clic en la pestaña "correspondencia" de nuevo. En el grupo "Iniciar Combinar correspondencia", haga clic en "Seleccionar destinatarios." Seleccione "Usar lista existente." Elija la hoja de cálculo de Excel que creó en el cuadro de diálogo. Haga doble clic en el archivo. En el siguiente cuadro de diálogo, seleccione "Libros de MS Excel con DDE (* .xls)." Haga clic en Aceptar." Seleccione la hoja de cálculo que desea combinar. Haga clic en Aceptar." Las etiquetas están ligadas a la lista de direcciones.

7 Añadir marcadores de posición de las etiquetas, por lo que Word sabe dónde colocar las entradas de dirección conectadas. Cada marcador de posición, conocido como un campo de combinación de correspondencia, corresponderá a una entrada de la lista de direcciones. En la ficha "correspondencia", en el grupo "Escribir y Insertar campos", haga clic en "Asignar campos." Utilice este cuadro de diálogo para que coincida con los elementos de una dirección a los encabezados de las columnas de su archivo de Excel. Seleccionar de una lista desplegable a la derecha que coincide con la cabecera de la columna correspondiente de su archivo. Sólo seleccione los elementos que desea incluir en cada etiqueta.

8 Introduzca los campos de combinación de correspondencia, haga clic en el documento de etiqueta en la que desea entrar en el primer campo. En el "Escribir y Insertar campos" del grupo, haga clic en "dirección de bloque". Seleccione los elementos que desea incluir y haga clic en "Aceptar". Haga clic en "Actualizar etiquetas" en el grupo "Escribir y Insertar campos". Esto duplicará la etiqueta y aplicarla a todas las otras etiquetas.

9 Vista previa de la combinación de correspondencia cuando se haya completado. En la "Vista previa de resultados" grupo de los "correspondencia" pestaña, haga clic en "Vista previa de resultados."

10 Finalizar e imprimir las etiquetas haciendo clic en "Finish & Merge" en el grupo "Finalizar" en la pestaña "correspondencia". Haga clic en "Imprimir documentos." Puede optar por imprimir todas las etiquetas o sólo una selección. Asegúrese de que la impresora está conectada a la impresora y las hojas de etiquetas están correctamente alimentado en la impresora.