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Cómo reducir el tamaño de una hoja de cálculo de Excel

Cómo reducir el tamaño de una hoja de cálculo de Excel


hojas de cálculo Excel realizan una gran cantidad de manipulación de datos y cálculos, y pueden progresar a bastante archivos de gran tamaño, a menudo por razones que parecen inexplicables. tamaño de los archivos de Excel suben con el número total de células en el uso, por lo que la mayoría de las técnicas para la reducción de tamaño del archivo están orientados hacia la eliminación de las células no utilizados. La reducción de tamaño de los archivos pueden mejorar drásticamente el rendimiento de grandes hojas de cálculo, y pueden hacer que sea más fácil para enviar como archivos adjuntos.

Instrucciones

1 Haga una copia de seguridad del archivo que desea reducir.

2 Abra el documento de Excel y pulsa la tecla "Ctrl" + "Fin" en cada pestaña de la hoja de cálculo. Usted está buscando la última celda con datos en ella, en efecto, la mayoría de las células derecha más baja de la hoja de cálculo. Para muchas hojas, esta célula será bien fuera de lo que podría haber pensado que contiene la hoja de cálculo.

3 Seleccionar columnas sin usar haciendo clic en un encabezado de columna, a continuación, manteniendo pulsada la tecla "Ctrl" + "+ teclas de flecha derecha", "Shift". Esto seleccionará todas las columnas a la derecha de la que ha seleccionado, incluyendo el que ha seleccionado. Pulse la tecla "Borrar".

4 Seleccionar filas no utilizadas haciendo clic en un encabezado de fila, a continuación, manteniendo pulsada la tecla "Ctrl" + "+ teclas de flecha abajo", "Shift". Esto seleccionará todas las filas debajo de la seleccionada, incluyendo el que ha seleccionado. Pulse la tecla "Borrar".

Consejos y advertencias

  • Siempre que sea posible utilizar el índice (), match (), find (), BUSCARV () y BUSCARH () para referirse a las tablas de datos en lugar de calcular los valores sobre la marcha o poner copias duplicadas de datos en varias páginas. Además de reducir el tamaño de la hoja de cálculo, sino que también hará que sea más fácil de mantener.
  • No aplicar formato a filas o columnas enteras; esto creará automáticamente celdas no utilizadas con ese formato en que el alcance máximo permitido en Excel.
  • Excel 2007 cremalleras automáticamente el archivo como parte del formato de archivo. Las versiones anteriores de Excel pueden tener sus tamaños de archivo reducidos en un 70% o más al ser comprimido antes de enviar por correo electrónico.