Cómo crear una carta de modelo en Microsoft Word

Puede crear cartas en Microsoft Word utilizando una combinación de correspondencia. Una combinación de correspondencia lleva registros de una fuente de datos, como por ejemplo una hoja de cálculo de Excel o una lista de contactos de Outlook, y fusiona los datos en una carta. La carta modelo que es el mismo para todos los destinatarios, a excepción de los campos de combinación de correspondencia. Los campos muestran la información de la lista de datos. Utilice la función de combinación de correspondencia para crear cartas modelo, etiquetas postales o sobres, e incluso los correos electrónicos en masa.

Instrucciones

1 Configurar el documento principal en un nuevo documento en blanco en Microsoft Word. Seleccione "Iniciar Combinar correspondencia" en la pestaña de Correo en el grupo Iniciar Combinar correspondencia. Seleccione "Carta" de la Iniciar Combinar correspondencia del menú desplegable.

2 Conecte la carta modelo para el origen de datos, haga clic en "Seleccionar destinatarios" en la ficha de Correo en el grupo Iniciar Combinar correspondencia. Seleccione la opción "Usar los contactos de Outlook" para conectarse a su lista de contactos de Outlook, "Use Existing origen de datos" para conectarse a una base de datos Access o Excel o "Crear un nuevo archivo de datos en Word" para escribir una nueva fuente de datos. Haga clic en "Ir al siguiente paso."

3 Refinar la lista de destinatarios si tiene que escoger y elegir quién recibirá la carta modelo. Si todo el mundo recibirá la carta modelo, simplemente seleccione "Ir al siguiente paso." De lo contrario, seleccione "Filtro" en el "Destinatario Afinar", a continuación, seleccionar los destinatarios y haga clic en "Ir al siguiente paso."

4 Configurar el documento principal escribiendo la carta modelo. Agregar campos de combinación de correspondencia mediante la selección de "dirección de bloque", "Línea de saludo" o "Insertar campos de combinación" en la ficha de correo en la escritura y el grupo Insertar. Para insertar campos de combinación individuales, seleccione los campos necesarios de la zona de "campos" en la ventana en Insertar campos. Haga clic en "Insertar" y luego "Cerrar".

5 Vista previa de la combinación de correspondencia mediante la selección de "Vista previa de resultados" en la ficha correspondencia en el grupo Avance de resultados. Haga clic en "Próximo registro" o "Registro anterior" en el grupo Avance de resultados a la página a través de los resultados de la combinación de correo.

6 Completar la combinación de correspondencia, haga clic en "Finish & Merge" en la ficha correspondencia en el grupo Finalizar. Seleccione la opción "Impresión de documentos" o "Enviar mensaje de correo electrónico."

Consejos y advertencias

• Se pueden conectar fuentes de datos distintas de Outlook, Word, Excel y Access. Estos incluyen un único archivo de tabla HTML, una vinculación e incrustación de objetos de base de datos (OLE), y un archivo de texto simple que es delimitado por comas con los registros individuales separadas por una marca de párrafo.
• Un bloque de dirección incluye el receptor de nombre, dirección, ciudad, estado y código postal diseñada como una dirección en un sobre.
• Inserción de una línea de saludo se abre una pantalla que le pide que elija un saludo como un formato de nombre "Estimado" o "A", así como.
• Puede insertar todos los campos de combinación en un momento y luego moverlos a la ubicación deseada en el formulario, o insertar los campos de uno en uno a medida que escribe.