Cómo ahorrar una convocatoria de reunión a una perspectiva diferente Calendario

En Microsoft Outlook, puede enviar solicitudes de reunión y de fijar citas con otras personas. Usted puede programar una reunión con independencia de si se está ejecutando Outlook con el programa Microsoft Exchange. Sin embargo, si usted no tiene Microsoft Exchange Server, usted y las personas que invite a la reunión debe configurar la configuración de estado libre / ocupado en Outlook para ver la disponibilidad de cada uno de calendario. Cuando se envía una solicitud de reunión, los receptores tienen la opción de aceptar, aceptar su reunión como provisional, o en declive. Outlook guarda automáticamente la solicitud de reunión para los calendarios de cada persona que acepta la solicitud de reunión, incluso aquellos que aceptaron la reunión como provisional.

Instrucciones

1 Abra Microsoft Office Outlook. Haga clic en "Go" en la barra de menú superior, haga clic en "Calendario".

2 Haga clic en "Acciones" en la barra de menú superior, a continuación, haga clic en "Nueva convocatoria de reunión." Outlook abre un - cuadro de diálogo "sin título cita".

3 Haga clic en el botón "A". Outlook abre el cuadro de diálogo "Seleccionar asistentes y los recursos".

4 Escriba el nombre de una persona que desea invitar a la reunión en el "nombre o selecciónelo de la lista" caja de texto, o para desplazarse por la lista de nombres en la lista "Nombre" y haga clic en el nombre del invitado. Haga clic en "Requerido" si la asistencia de la persona es obligatoria, o "Opcional" si la reunión puede llevarse a cabo sin el invitado.

5 Repita el paso 4 para cada persona que desea incluir en la reunión. Si necesita un recurso para la reunión, tal como una línea telefónica o una conferencia sala de reuniones, haga clic en el recurso de la lista "Nombres", a continuación, haga clic en "Recursos".

6 Haga clic en "Aceptar" después de añadir todos los asistentes y recursos para la convocatoria de reunión.

7 Escriba un tema para la reunión en la casilla "Asunto", tales como "reunión de personal."

8 Si ha agregado un recurso a la convocatoria de reunión en el Paso 4, Outlook agregará automáticamente el recurso a la caja "Lugar". De lo contrario, escriba una ubicación para la reunión en el cuadro "Ubicación".

9 Haga clic en la pestaña "Programación". Revisar la disponibilidad de los asistentes a la reunión y los posibles recursos en la pestaña "Programación". Identificar y seleccionar un bloque libre del tiempo, se muestra en blanco, para la reunión. Haga clic en la pestaña "Cita".

10 Haga clic para marcar la casilla de verificación "Recordatorio" si quiere cumplir con los asistentes para recibir una notificación de aviso antes de la hora de inicio de sesión. Haga clic y seleccione la cantidad de tiempo antes de la reunión que desea recordar a los invitados de la reunión se acercaba desde el menú desplegable "Recordatorio". Outlook selecciona un intervalo de tiempo de 15 minutos de forma predeterminada.

11 Añadir información adicional para reuniones, tales como una agenda, instrucciones o tareas, al cuerpo del mensaje.

12 Haga clic en "Enviar". Outlook envía la convocatoria de reunión a las personas que haya añadido a la cita.

Consejos y advertencias

• Haga clic en "Enviar actualización" si cambia los detalles de su convocatoria de reunión después de enviar la cita para los asistentes.
• Si accede a su buzón de correo de Outlook desde dos equipos diferentes, eliminación de una solicitud en un ordenador después de aceptar en otro equipo puede provocar la reunión de desaparecer de su calendario. El nombramiento puede aparecer en los calendarios de las personas a las que invitó a la reunión.