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Cómo combinar datos de acceso Con Palabra

Cómo combinar datos de acceso Con Palabra


El acceso es una base de datos que contiene grandes cantidades de datos, lo que es un ahorro de tiempo enorme en una combinación de correspondencia. Una combinación de correspondencia incluye el documento principal, un archivo de origen de datos, y el campo de combinación. El campo de combinación se inserta en el documento principal, la producción de listas personalizadas o documentos en base a su petición. Los datos pueden proceder de una tabla de Access o una consulta. Se puede volver a ejecutar la combinación para obtener una lista actualizada.

Instrucciones

1 Abrir un documento de Word nuevo o existente para la combinación de correspondencia.

2 Haga clic en la pestaña "correspondencia" y vaya al grupo "Iniciar Combinar correspondencia".

3 Haga clic en "Paso a paso Asistente para combinar correspondencia" de "Iniciar Combinar correspondencia".

4 Seleccione un tipo de documento desde el panel de "Combinar correspondencia" a la derecha. Haga clic en "Siguiente: inicie el documento" y seleccione el documento de partida.

5 Haga clic en "Siguiente: seleccionar los destinatarios" y elegir la opción "Usar una lista existente". Haga clic en el enlace "Navegar" para recuperar la base de datos Access. Buscar y seleccionar la base de datos en la ventana "Seleccionar origen de datos" y haga clic en "Abrir".

6 Resalte la tabla o consulta para la combinación en la ventana "Seleccionar tabla" y haga clic en "OK". El "Destinatarios de combinar correspondencia" carga la ventana.

7 Desplazarse por la lista de destinatarios y anular la selección de todos los datos que no desee incluir. Haga clic en "Aceptar" para cerrar la ventana y volver a la pantalla principal. Seleccione "Siguiente" en el panel de tareas.

8 Haga clic en "Más Items" para insertar los campos de combinación de Access en Word. El "Insertar campo de combinación" escaparates.

9 Haga doble clic en los campos que desee agregar. Los campos se agregan a la página debajo de la ventana. Haga clic en "Cerrar" después de insertar cada campo.

10 Ir al documento de Word y coloque el cursor después de cualquier campos de combinación que desee dar formato. Coloca el cursor entre los campos separados y presione la barra espaciadora para agregar espacio entre ellas, o pulse "Enter" para mostrar un campo en otra línea.

11 Volver al panel de tareas y haga clic en "Siguiente". Haga clic en la parte de atrás y flechas de avance en la sección de vista previa (en la parte superior del panel de tareas) para previsualizar la lista antes de que se fusiona.

12 Haga clic en "Siguiente: Complete la combinación" para proceder. Seleccione "Imprimir" o "Editar cartas individuales" y haga clic en "OK" para combinar los datos.