¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión de documentos?

Los negocios en la era moderna generan masas de documentos, contenido y otra información basada en papel que debe ser clasificado, sintetizado y administrado. sistemas de gestión de documentos que comprenden herramientas, tecnologías y aplicaciones se utilizan para capturar, almacenar, gestionar, preservar y entregar contenido a los segmentos de usuarios y la fuerza de trabajo prolongado en una organización. Los documentos electrónicos creados y generados se pueden utilizar para diversos fines. Hay muchos beneficios de invertir en un sistema de gestión de documentos.

Elimina los problemas de presentación

Recuperando y acceder a datos empresariales clave, registros de clientes, financieros y de información contable es vital para poder ejecutar las operaciones de negocios día a día para cualquier organización. tales archivos, contenido e información en formato de documento deben estar disponibles bajo demanda. Un sistema bien administrado documento elimina los problemas de presentación de consumo de espacio y los engorrosos procesos asociados con los sistemas de ficheros manuales o métodos no electrónicos de almacenamiento de papel y documentos. Un sistema de gestión de documentos garantiza que los documentos electrónicos y ficheros se encuentran en carpetas los cuales pueden recuperarse y acceder rápidamente como sea necesario.

Más rápida recuperación y búsqueda

Un sistema de gestión de documentos almacena archivos de forma sistemática y escanea documentos, imágenes y otros archivos. Categorizaciones y otras formas de clasificación permiten guardar documentos en múltiples formas en un DMS. Estos archivos pueden ser recuperados con el texto completo de las capacidades de búsqueda de la consulta. El uso de cualquier palabra o combinación de palabras, los usuarios pueden buscar y localizar cualquier documento en cualquier momento y realizar cambios importantes según los requisitos de trabajo. Se gasta menos tiempo por parte del personal en la búsqueda de documentos o tratar de encontrar versiones actuales.

Información Seamless Sharing

Los empleados y los trabajadores necesitan compartir información con regularidad, mientras que la realización de diversas tareas y funciones. Con un DMS en su lugar, archivos electrónicos, documentos en papel escaneados e imágenes, archivos PDF son fácilmente accesibles a través de las intranets de empresas, Internet y redes de área grande, y hay una mejora del flujo de información a través de todas las jerarquías de organización. Los archivos se pueden imprimir desde cualquier ordenador o una impresora, y también pueden ser distribuidos a través de DVD o CD. Los compañeros de trabajo pueden compartir información y colaborar en proyectos y tareas específicas. Varios revisores, aprobadores y tomadores de decisiones pueden tener acceso a los archivos y documentos de revisión más rápidos.

Almacenamiento reducida

almacenamiento reducido es uno de los mayores beneficios de invertir en un sistema de gestión de documentos. Las empresas grandes, pequeñas y medianas empresas, organización sin ánimo de lucro y las empresas incipientes todos miran para consolidar y optimizar las áreas operativas de negocio para ahorrar en el alquiler y la propiedad de los costes comerciales. Industria y cumplimiento de normas y regulaciones ha hecho necesario el almacenamiento y archivo de grandes cantidades de datos e información generada documento. El mantenimiento de registros y las masas de carpetas de documentos en papel obstaculizará el trabajo de los empleados, personal y otros trabajadores en entornos de espacio de oficina y de trabajo limitadas. Un sistema de gestión de documentos integrado reduce la cantidad de área de oficinas prime se requiere para el mantenimiento de registros en papel.

Continuidad del negocio

Las empresas siempre tienen que lidiar con los riesgos e incertidumbres y otros escenarios de desastre. interrupciones repentinas o accidentes pueden afectar las operaciones comerciales y destruir la información crítica y los activos digitales en el sitio. Los registros en papel son vulnerables a incendios, vandalismo, inundación, robo y otros peligros asociados a los desastres naturales y generalmente caros de mantener. Un DMS actúa como una solución casi a prueba de fallos de recuperación de desastres y centralmente copias de seguridad de documentos y registros basados ​​en papel para el almacenamiento fuera del sitio. Estos archivos pueden ser retenidos y los documentos restaurados en el caso de una interrupción en paradero desconocido o de continuidad del negocio de desastres y garantía.