Cómo combinar dos hojas de cálculo de Excel en una base de datos Access 2007

Microsoft Excel y Access son intercambiables. Si hay datos en Excel que tiene que estar en Access, el usuario puede volver a utilizar esa información en Excel y no es necesario volver a escribir los datos. Esto ahorra tiempo y reduce al mínimo los posibles errores de reproducción. Del mismo modo, hojas de cálculo Excel se pueden importar a Access.

Instrucciones

1 Abra la base de que las dos hojas de cálculo de Excel se pueden importar a.

2 Haga clic en la pestaña "datos externos" y haga clic en la opción "Excel".

3 Navegue hasta el libro de Excel que contiene las hojas de cálculo para ser importados; haga clic en "Examinar" junto al cuadro "Nombre de archivo".

4 Seleccione el archivo que desea importar en el cuadro de diálogo "Abrir archivo". Pulse el botón "Abrir".

5 Pulse el botón "OK" en el "Obtener datos externos - Hoja de cálculo Excel" cuadro de diálogo.

6 Haga clic en "Sheet1" en el "Asistente para importar hojas de cálculo." Haga clic en Siguiente." Si la hoja de cálculo en Excel fueron nombrados, el título de que no sería "Hoja1", pero el nombre de la hoja. En este caso, la hoja de cálculo no fue nombrado; por lo tanto, se titula "Sheet1". "Sheet1" es el nombre predeterminado dado a las hojas de cálculo de Excel.

7 Marque la casilla al lado de "primera fila contiene títulos de columna" si las primeras filas de los datos son los encabezados de columna. Si hay encabezados de columna, estos son los mismos que se van a utilizar en el acceso. Los títulos de las columnas se pueden cambiar después.

8 Decidir cómo se tratará cada columna de datos. Para el primer campo, si los datos serán solamente texto, seleccione "Texto" en el campo "Tipo de datos". Si los datos no serán de texto, haga clic en la flecha hacia abajo junto al campo "Tipo de datos" y elija. Si se duplicarán los datos de la columna, seleccione "Sí (Con duplicados)" en el campo "indexado". Si no se importará ese campo, coloque una marca al lado de "No importar el campo (Salto)." Haga clic en la siguiente columna de datos y luego repetir los pasos anteriores. Haga clic en Siguiente." Si hay una mezcla de números y texto en el campo, seleccione la opción "Texto" tipo de datos. Esto evitará que cualquier error al importar la hoja de cálculo.

9 Haga clic en el botón al lado de "elegir mi propia clave principal." El campo de clave principal identificará de forma única cada registro de la tabla. Por ejemplo, si el campo es el número de cuenta del cliente, cada elemento de línea en la tabla contendrá el número de cuenta del cliente y cada número será diferente. Haga clic en Siguiente." Si se desea, el nombre de la tabla. Haga clic en "Finalizar".

10 Nombre de la tabla en el campo "Importar a la tabla". Una vez que la tabla se denomina, haga clic en el botón "Finalizar". Para guardar los pasos de importación, haga clic en la casilla de verificación al lado de "Guardar importación Pasos" y luego haga clic en Cerrar.

11 Haga clic en la pestaña "datos externos" y haga clic en "Excel". En el "Obtener datos externos - Hoja de cálculo Excel" cuadro de diálogo, vaya a la hoja de cálculo que el usuario acaba de importar y haga clic en "Abrir". Seleccione el botón de opción "Anexar una copia de los registros a la tabla". En ese mismo campo, seleccione la tabla que los registros se añaden a; presione la flecha hacia abajo junto al campo. Los nuevos registros a añadir se añadirán a la tabla el usuario que acaba de crear. Haga clic en Aceptar."

12 Seleccione la siguiente hoja de cálculo en el libro desde el cuadro de campo "Mostrar Hojas de trabajo". Haga clic en Siguiente." Revisar los títulos de las columnas para asegurar que sean exactos; haga clic en "Siguiente" y luego haga clic en "Finalizar" y la información se añadirá a la tabla seleccionada.

Consejos y advertencias

• Después de los datos se ha añadido a la tabla existente, abrirlo para ver los datos para asegurarse de que se ha añadido correctamente. Si las hojas de cálculo no contienen los mismos datos, importar cada hoja de cálculo como una tabla separada; repetir los pasos 1 a 9.
• Cuando el nuevo campo se añade a la tabla existente, garantizar el tipo de datos es la misma. Por ejemplo, si los datos actualmente en el campo de número de cuenta de cliente es un número, compruebe los nuevos datos agregados a la misma es también un número. Si se trata de texto, se creará un mensaje de error y no se añadirá los datos a la tabla. En lugar de ello, se creará otra tabla que muestra los elementos de línea que no fueron añadidos a la tabla existente.