Como subconjunto de datos en Excel

programadores de bases de datos suelen utilizar filtros para crear subconjuntos de datos que les ayudan a trabajar con la información de manera más eficiente. Un subgrupo es un grupo de registros que comparten una característica común. Cuando filtra el Explorador de archivos de forma que sólo muestra los archivos MP3, por ejemplo, se ha creado un subconjunto manejable que no le abrume, mostrando todos los archivos en su disco duro. Puede utilizar las herramientas de filtrado de Excel para crear subconjuntos que agrupan las filas en una hoja de cálculo en formas que sean significativas para ti. Por ejemplo, en lugar de tratar de dar sentido a un millar de filas, se puede crear un subconjunto de datos que muestra sólo las filas que hay que ver.

Instrucciones

1 Abrir una hoja de cálculo de Excel y seleccione las celdas que desea filtrar.

2 Haga clic en "datos" y seleccione "Filtro". Excel agrega una flecha desplegable junto a la celda de encabezado de cada columna seleccionada.

3 Haga clic en la flecha desplegable junto a la columna que desea ordenar para mostrar las opciones de menú. Por ejemplo, si desea filtrar una columna de color, haga clic en la flecha desplegable junto a la cabecera de la columna.

4 Haga clic en la opción de menú "Filtros de texto" y seleccione "Filtro personalizado" para abrir el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado Este cuadro de diálogo -. Que muestra el nombre de la columna que está trabajando -. Le ayuda a filtrar los datos de la columna El cuadro de diálogo también contiene cuatro menús desplegables sin nombre.

5 Haga clic en el primer menú desplegable y seleccionar la opción "es igual a" filtrar. Haga clic en el segundo menú desplegable a la derecha de la primera y revisar los valores en el segundo menú. Estos valores coinciden con los valores de las celdas de la columna que está trabajando. Por ejemplo, si está trabajando en una columna de colores cuyas células tienen nombres de colores, el menú desplegable puede mostrar esos nombres.

6 Haga clic en el nombre que desea utilizar para filtrar los datos y haga clic en "Aceptar". El cuadro de diálogo se cierra y Excel crea un subconjunto que sólo muestra las filas que coinciden con el filtro que ha creado. Si hizo clic en "verde", sólo se vería filas que contengan ese color en la columna Color. Crear subconjuntos adicionales utilizando estos pasos.

Consejos y advertencias

• Borrar un filtro, haga clic en una columna de cabecera flecha desplegable y seleccionando la opción "Borrar filtro Desde nombre de columna" en nombre de la columna es el nombre de la columna que contiene el filtro que desea borrar.
• En lugar de seleccionar un valor de celda en el segundo menú desplegable en el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, puede escribir un valor como "Gr" en el cuadro de texto del menú. En este ejemplo, si su color columna contiene celdas cuyos valores eran de color verde y gris, Excel crearía un subconjunto de manera que aparecerían sólo las filas que contienen células de color verde y gris.
• Puede seleccionar otras opciones de filtrado además de "iguales". Por ejemplo, es posible que haga clic en "es menor que" si desea crear un filtro que sólo muestra celdas cuyos valores son menores que un cierto valor. Se podría optar por escribir ese valor en segundo menú desplegable del cuadro de diálogo Autofiltro personalizado o seleccionar un valor existente en dicho menú desplegable.
• Otros dos menús desplegables sin nombre aparecen por debajo de los dos menús superiores en el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado. Si desea crear un filtro booleano compleja, puede seleccionar una opción de filtrado desde el tercer menú desplegable y luego seleccione un valor en el cuarto menú desplegable. Por ejemplo, suponga que utiliza los dos primeros menús desplegables para crear un filtro que muestra las filas cuyo valor es de color verde. Más adelante podría seleccionar "iguales" en el tercer menú desplegable y seleccionar "gris" en el cuarto menú desplegable. En este ejemplo, Excel se aplicaría el filtro adicional para que se visualiza filas cuyos color columnas tenían valores de verde o gris. Para que esto funcione filtro, haga clic en el botón "O" de radio en el "O" cuadro de diálogo.
• Aplicar un filtro rápido a una columna haciendo clic en un encabezado de columna de la flecha desplegable y escribiendo un término de búsqueda en el cuadro de búsqueda.
• Información de este artículo se aplica a Excel 2013. Los pasos pueden variar con otras versiones.