Configuración de usuarios en QuickBooks

Es el administrador quien debe configurar cada usuario en un archivo de compañía QuickBooks. Mantener a los usuarios separan ayudarán a determinar qué usuario introduce o se elimina el cual la transacción. Es esencial en la investigación de posibles entradas fraudulentas. Hay un par de hechos a tener en cuenta en la creación de usuarios. En primer lugar, si alguno de los usuarios van a estar operando en el software al mismo tiempo, se necesita una licencia independiente para cada uno. En segundo lugar, puede tener tantos diferentes perfiles de usuario como sea necesario, siempre y cuando están en el programa en diferentes momentos.

Instrucciones

1 Haga clic en el botón "Compañía" en la barra de menú superior de la pantalla principal de QuickBooks. Baje hasta el botón "Configuración de usuario" y haga clic en él. Para añadir un nuevo usuario, haga clic en el botón "Añadir usuario". Introduzca el nombre del usuario en el cuadro "Nombre", y luego hacer que el usuario cree una contraseña y entrar en él en ambas cajas "Contraseña". Haga clic en "OK" y se agregará el usuario.

2 Haga clic en el botón "Editar usuario". Es aquí donde usted será capaz de restringir la capacidad de cada usuario para acceder a partes de QuickBooks. La primera pantalla de acceso tendrá tres opciones. Si el usuario se debe permitir acceder a todas las áreas, seleccione ese botón en la parte superior y haga clic en "Siguiente".

Si el acceso del usuario debe limitarse de acuerdo con su descripción de trabajo, seleccione la segunda opción denominada "áreas seleccionadas de QuickBooks" y haga clic en "Siguiente".

3 Elija las opciones de acceso. Hay diez pantallas, cada una de las cuales restringe o permite el acceso de un usuario en particular a esa zona. Hay tres opciones para cada área, incluyendo los botones de acceso selectivo "" Sin acceso "," Acceso Total "y". La primera ventana es para ventas y cuentas por cobrar. Un vendedor tendrá que ser capaz de crear facturas, recibos de ventas, y las órdenes de venta para los clientes. Alguien contratado para trabajar en el inventario del almacén de población que no lo hará. Eligió la opción "Acceso Selectivo" y decidir si el usuario debe ser capaz de crear y tanto las transacciones de impresión. También existe la opción de dar al usuario acceso para ver los detalles completos de tarjetas de crédito de los clientes.

4 Elija acceso de los usuarios para la compra y cuentas por pagar. Una persona de las ventas en general no será responsable de ordenar el inventario o el pago de facturas y por lo tanto no necesitan tener acceso a esta área. Un administrador de almacén, por otro lado, puede tener que ser capaz de hacerlo. Haga clic en el botón "Siguiente".

5 Elija acceso de los usuarios a las actividades bancarias. Generalmente, esto se debe reservar para el Administrador o de gestión. Haga clic en el botón "Sin acceso" y luego "Siguiente".

6 Haga clic en el botón correspondiente para acceder a las funciones de inventario. empleados que reciben la bodega debe ser capaz de entrar en las órdenes de compra, recibe mercancías, ajuste de inventario y generar informes. Haga clic en Siguiente."

7 Haga clic en "Sin acceso" para el seguimiento de tiempo. Esta es otra de las características que debe reservarse para la gestión o propietarios. Haga clic en Siguiente."

8 Haga clic en "Sin acceso" a no ser que este usuario es responsable de introducir los datos de nómina o de los empleados. Si ella es, puede elegir la opción "Acceso Selectivo" y sólo permitir que ella para crear una transacción, como un cheque de pago, sin la posibilidad de imprimir ese cheque. Haga clic en Siguiente."

9 Haga clic en la opción "Sin acceso" para los próximos dos áreas. Se trata de "Actividades Sensibles Contabilidad" y "sensible de Información Financiera", que permiten al usuario realizar los asientos de diario en general o transferir fondos entre cuentas. Estas funciones son para la alta gerencia o propietarios. Haga clic en Siguiente."

10 Haga clic en la opción "No" en esta novena zona, la ventana "Cambiar o eliminar las transacciones". Recuerde que la pista de auditoría hará un seguimiento de las transacciones modificados o eliminados, por lo que es posible que esta opción se puede permitir. Haga clic en "No" para la segunda pregunta acerca de cómo cambiar o eliminar las transacciones registradas antes de la fecha de cierre. El cambio de estas transacciones puede tener consecuencias fiscales negativas, tales como tener que presentar declaraciones enmendadas para cada cambio. Haga clic en Siguiente."

11 Haga clic en el botón "Finalizar" después de revisar la tabla de acceso de usuario en el centro de la ventana. Ya ha configurado la cuenta de usuario y está lista para ser visitada.