Cómo utilizar una base de datos en MS Office Word

Para utilizar una base de datos en Microsoft Word, puede utilizar la función de combinación de correspondencia de Word, que le guía a través de un proceso que puede tirar de los datos del formulario letras de una variedad de fuentes de datos. O bien, puede crear tablas de base de datos en sí misma Palabra.

Instrucciones

1 Abra Word y comenzar a crear una carta para su uso en combinación de correspondencia de palabra: haga clic en "Herramientas", los correos, "" Iniciar combinación de correspondencia, "y luego" Paso a paso asistente de combinación de correspondencia. "

2 Abra Microsoft Access (u otra aplicación que puede crear tablas de datos, por ejemplo, Excel) y crear una tabla con los siguientes datos. Escriba la fila superior que sigue como cabecera de la mesa:

fnombre, lname, ciudad, estado
John, Smith, Jonestown, Nueva York
Betty Crocker, Smithville, MA

Guardar los datos de la muestra con el nombre de archivo "misdatos."

3 Volver a Word y seleccione la opción "Cartas" en la ventana de combinación de correspondencia. Haga clic en el enlace "inicie el documento" en la parte inferior de la ventana, a continuación, "Usar el documento actual" en el "Seleccionar el documento inicial" del sistema.

4 Seleccione la opción "Utilizar una lista existente" en la pantalla "Seleccionar destinatarios" del sistema, a continuación, haga clic en el botón "Examinar". Seleccione la tabla "misdatos" que ha creado anteriormente usando el cuadro de diálogo "Seleccionar origen de datos", a continuación, pulse "Abrir". Pulse el botón "OK" en el "Destinatarios de combinar correspondencia" cuadro de diálogo para importar todas las filas de datos.

5 Haga clic en el enlace "escriba la carta" en la ventana de combinación de correspondencia, a continuación, pegue el siguiente modelo de carta en el documento:

A:
«Fnombre», «lname»
"Estado de la Ciudad"
Estimado «fnombre»:
Gracias por comprar de nuestra compañía. I usted y sus vecinos espero en «ciudad» disfrutar del producto.
Saludos,
La gran empresa

6 Vuelva a colocar cada una de las palabras en la carta modelo que están rodeados por los caracteres "<<" y ">>", con el código de campo de combinación correspondiente: para "<< >> fname", por ejemplo, seleccionar la completa "<< >> fname "de texto, a continuación, pulse" Insertar campo de combinación, "en la barra de herramientas de Word, seguido haciendo clic en" fname ".

7 Presione enlace "Vista previa de las letras" de la ventana de combinación de correspondencia después de insertar todos los campos de combinación. Pulse la tecla "<<" y ">>" botones de la ventana de fusión para ver cómo la Palabra ha sustituido a cada uno de los códigos de combinación que ha insertado con los datos de la tabla de base de datos. Imprimir o guardar el documento resultante.

8 También puede crear una base de datos en Word para su uso en otra aplicación. Pegar los datos de ejemplo del paso 2 en un nuevo documento de Word. Guarde el documento como "WordDatabase.csv," y elige la opción "texto sin formato" en el cuadro desplegable "Guardar como tipo".

9 Abra Microsoft Access y seleccione "datos externos", seguido de "archivo de texto". Seleccione el archivo de Word que acaba de crear en el cuadro de diálogo "Obtener datos externos" en Access. Haga clic en la "nueva tabla ... ..." en ese cuadro de diálogo.

10 Continúe a través del cuadro de diálogo pulsando el botón "Siguiente" hasta que vea la pantalla que contiene el texto "Primera fila contiene el nombre del campo." Marque la casilla junto a ese texto, a continuación, pulse "Finalizar", seguido de "Cerrar" para completar la importación de datos. Observe que Access ha creado una nueva tabla que duplica la tabla de Word. Utilizar esa tabla como lo haría con cualquier tipo de tabla en Access: para consultas, para vincular a otros datos de los clientes, o de combinaciones de correspondencia de Word, por ejemplo.