Cómo gestionar un gran volumen de correo electrónico

Cuando se mantiene una posición en una compañía que le causa a recibir una gran cantidad de correo electrónico entrante, ya sea de fuentes externas o internas, su productividad puede verse dificultado en gran medida si no se tiene cuidado. Puede pasar horas tamizado a través de esos mensajes y no hacer nada más por hacer. Sin embargo, si establece un modelo para la gestión de su correo electrónico, usted se ahorrará un montón de tiempo y conseguir más cosas a cabo durante su jornada laboral.

Instrucciones

1 Crear carpetas dentro de su programa de correo electrónico para mantener tipos específicos de correo electrónico. Por ejemplo, puede crear una carpeta para problemas de facturación, las cuestiones de orden, material sensible al tiempo, correo electrónico personal y citas canceladas. Al crear estas carpetas, usted sabrá exactamente dónde buscar un correo electrónico, en lugar de perder el tiempo filtrando a través de todos los mensajes en su bandeja de entrada.

2 Utilice la función de "bandera" dentro de su programa de correo electrónico para marcar los correos electrónicos que requieren su atención inmediata o requieren un seguimiento. El símbolo de la bandera le recordará que debe tomar medidas con respecto al correo electrónico.

3 Activar el filtro de spam para coger el correo basura. Esto evitará que el correo basura de estorbar encima de su correo electrónico en la caja. Usted puede tamizar periódicamente a través del correo basura para asegurarse de que no hay mensajes legítimos fueron accidentalmente marcado como spam.

4 Crear "reglas" dentro de su programa de correo electrónico para establecer un protocolo de cómo se manejan sus correos electrónicos. Por ejemplo, puede enviar todos los mensajes que vienen de dirección de correo electrónico de su jefe a la carpeta "urgentes". Puede enviar todos los correos electrónicos que contienen el tema "Reanudar" en la carpeta "Los solicitantes de empleo".

5 Eliminar mensajes de correo electrónico que usted ha leído y ya no necesita. Si no desea borrar los mensajes, moverlos a una carpeta independiente para hacer su bandeja de entrada más manejable.

6 Establecer un calendario para revisar su correo electrónico y se adhieren a ella. Por ejemplo, se puede consultar el correo electrónico para las dos primeras horas de cada día o puede consultar el correo electrónico durante la primera y última hora del día. La clave es encontrar una rutina que funcione para usted y se adhieren a ella.