Cómo enviar invitaciones a reuniones desde Lotus Notes a Outlook

la programación de reuniones entre las organizaciones pueden ser un problema si los asistentes de reuniones utilizan dos diferentes programas de correo. Dos programas de gestión de correo comunes son IBM Lotus Notes y Microsoft Outlook. Dado que ambas reconocen el formato de calendario universal conocido como iCalendar, es posible enviar una invitación de reunión de Notes y aceptarlo en Outlook. Este formato tiene una extensión de archivo .ics.

Instrucciones

1 Crear una invitación a una reunión en Lotus Notes. En la sección "requerido", introduzca la dirección de correo electrónico del usuario de Outlook que ha de recibir la presente convocatoria.

2 Informar al usuario de Outlook para abrir el correo electrónico enviado desde que contiene la invitación de reunión. El mensaje contendrá un archivo con la extensión .ics. Cuando el usuario abre el archivo adjunto de Outlook, Outlook agregar la reunión a su calendario.

3 Instruir al usuario de Outlook para editar la entrada de agenda para la reunión que envió desde Lotus Notes. A partir de ahí, el usuario de Outlook puede modificar su estado a "aceptar", "provisional" o "rechazar". Después de seleccionar su condición, el usuario de Outlook puede hacer clic en el botón "Responder" para que le sea enviada de nuevo a usted en Lotus Notes.

4 Abra la Perspectiva invitado & # 039; s respuesta. Este correo electrónico también contendrá un archivo con la extensión .ics. Haga clic en el archivo adjunto. Esto abrirá una ventana en Lotus Notes que le permitirá importar el archivo iCalendar. Haga clic en "Importar todo" para actualizar la entrada de agenda con el invitado & # 039; s de estado.

5 Navegue hasta el calendario de Lotus Notes y abrir su reunión. Clic en "estado de los invitados," y debería ver que el usuario de Outlook & # 039; s estado de los invitados ha actualizado desde "Sin respuesta" a la situación que se indica en su respuesta.

Consejos y advertencias

• Dado que el archivo iCalendar (.ics) envía como archivo adjunto, sus programas de seguridad de correo o configuración del cortafuegos pueden interferir con el aterrizaje archivo en su bandeja de entrada. Asegúrese de que los ajustes de seguridad, tanto para los usuarios de Outlook Notas y permitirá a los archivos .ics.