Cómo utilizar Excel para asistir a guarderías

Si usted tiene una guardería u otro centro de cuidado de los niños, es importante realizar un seguimiento de la asistencia de cada niño que está inscrito actualmente. Las herramientas en Microsoft Excel hacen que sea relativamente sencillo para los maestros y administradores escolares para controlar la asistencia de los niños - si desea seguirlo de la semana, mes o año. Dependiendo de la forma en que desea ver los datos de hoja de cálculo, puede crear gráficos y diagramas para representar la presencia o ausencia de cada niño en su servicio de guardería.

Instrucciones

Creación de la plantilla

1 Abra un nuevo libro de Excel con 13 hojas de trabajo. Puede agregar hojas de trabajo haciendo clic en las pestañas en la parte inferior de la página. Cada hoja de trabajo individual debe representar un mes, con la hoja de trabajo final que se usa para las tabulaciones del año hasta la fecha.

2 Combinar las células de C1 a EA1. Escriba el nombre del mes, seguido del año en la celda combinada. Centrar el texto, aumentar el tamaño de letra negrita y las letras para hacer la partida visible. Añadir color o otros elementos de diseño para adaptarse a sus preferencias.

3 Escriba el título "Apellido" en el campo A2 y "Nombre" en el campo B2. Hacer que el texto se destacan por lo que el tipo de letra negrita y el aumento del tamaño del texto.

4 Añadir una columna final al terminar en AJ1 celular para tabular automáticamente el número de ausencias por mes. En esta columna se utilizará el formato condicional para determinar el número de días que cada niño haya estado ausente.

5 Introduzca las fechas del mes en las columnas entre C2 y AI2. Aplicar sombreado a las vacaciones y los fines de semana cuando no se va a tomar registros de asistencia.

6 Escriba el nombre y apellido de cada niño en las filas por debajo de las cabezas de las columnas correspondientes. Ordenar la información por el apellido, una clase o una combinación de los dos.

7 Copiar y pegar esta plantilla en los 12 hojas de trabajo. No obstante, deberá personalizar la información sobre cada hoja de cálculo sin embargo, cambiando el título de ese mes correcto y la actualización de las fechas para representar el número correcto de días del mes.

8 Crear un código para rellenar el registro de asistencia. Tal vez, "P" para el presente y "A" para ausentes.

9 Insertar una fórmula en la columna de mes a la fecha de tabular automáticamente el número de ausencias cada niño tiene por mes. Si está utilizando "A" para ausente, la fórmula para el primer hijo es: de CONTAR.SI ($ C3: $ CAI3, "A"). La fórmula mixta de células continuación, puede copiar y pegar en cada fila de la columna.

La fórmula anterior supone que C3 es la primera entrada del mes para el primer niño que aparece en la hoja de cálculo. Modificar la fórmula según sea necesario para los campos seleccionados incluye todo el intervalo de fechas del mes.

10 Copiar las fórmulas en cada una de las 12 hojas de trabajo. Vuelva a comprobar las fórmulas para asegurarse de que son correctos.

11 Copiar y pegar los nombres y apellidos de los niños en la última hoja de trabajo si desea tabular el número de ausencias en el transcurso del año. Asegúrese de incluir las partidas correspondientes, según sea necesario.

Tabular el año a la fecha suma

12 Crear una fórmula para tabular el número de ausencias para cada niño en el servicio de guardería. Para crear la fórmula, escriba "= suma (" en el campo del año hasta la fecha para el primer hijo en la lista.

13 Haga clic en la primera hoja de cálculo y haga clic en el total mensual para el primer hijo en la lista.

14 Mantenga pulsada la tecla SHIFT en el teclado y haga clic en la hoja de trabajo del último mes. Haga clic en el total mensual para el primer hijo de la lista y pulse ENTER. La fórmula se verá algo como, "= suma ( 'enero: diciembre»! EA3). "

15 Copiar y pegar la fórmula en la columna del año hasta la fecha para cada niño en la lista.

Consejos y advertencias

• Con el fin de copiar y pegar las fórmulas correctamente, todos los nombres deben estar en el mismo orden. Si es necesario agregar nombres a lo largo del año para dar cuenta de los estudiantes entrantes, tendrá que ajustar las fórmulas, según sea necesario.