Digitalización de documentos vs. Almacenamiento de papel

Si se trabaja con un gran número de documentos sobre una base regular, estableciendo un archivo con el tiempo será esencial. Usted tiene que elegir entre el escaneo de documentos y el uso de almacenamiento de papel.

Los factores de conveniencia

A corto plazo, es más fácil simplemente presentar los documentos en una carpeta. Por lo tanto, si las personas que tienen que ver esos documentos no se distribuyen geográficamente, escaneo de documentos puede ser innecesaria.

La comodidad a largo plazo

Sin embargo, el escaneo de documentos los pone en un ordenador, y esos archivos, que puede enviarse rápidamente a la gente de todo el mundo, o esos documentos puede ser recuperada rápidamente sobre la base de caso por caso.

Consideraciones de costos

Por otro lado, el almacenamiento de papel puede ser más barato, si usted no tiene una gran cantidad de papel para almacenar. Un archivador es mucho menos costoso que un servidor de archivos tanto en términos de costo inicial y el mantenimiento a largo plazo.

Seguridad

En general, una opción más prudente es escanear al menos los documentos importantes y almacenarlos de forma remota para que no pierda esos documentos en caso de incendio o robo.

Usando una combinación

También puede guardar sus documentos en un archivador y luego escanearlas cuando se necesita. Usualmente, no es necesario ir en exclusiva con uno de los enfoques.