Cómo importar un documento de Word en una tabla de Access

Los datos pueden venir a usted en muchos formatos diferentes de muchas fuentes diferentes. Si se trata de una lista de contactos, una tabla de registros de cuentas o un índice de inventario, a veces es necesario obtener datos de Microsoft Word en una base de datos Microsoft Access. Las importaciones son la forma más eficiente para mover datos de un documento de Word a una tabla de Access o base de datos. Estas instrucciones se aplican a Microsoft Word 2010 y Microsoft Access 2010.

Instrucciones

1 Preparar los datos en el documento de Word para la importación. Estructurar los datos ya sea en un formato delimitado o de ancho fijo. formatos delimitados separan los campos con un único carácter, como una coma o punto y coma. formatos de ancho fijo ordenar los datos por lo que el ancho de cada campo se mantiene constante para indicar cuando termina un campo y comienza el siguiente. Ambos formatos requieren cada registro para estar en una línea separada. Estos formatos dicen Acceso dónde colocar los datos una vez importados.

2 Guarde el documento de Word como un archivo de texto sin formato. El acceso sólo puede leer los datos que se encuentra en un texto sin formato, formato CSV o Excel. Una vez que se guarda, cierre el archivo.

3 La puesta en marcha de Microsoft Access y abra una nueva base de datos o una base de datos existente en la que va a almacenar los datos importados. Elija una nueva tabla o una tabla existente en la que almacenar los datos. Si elige una tabla existente, Access anexar los datos a la tabla existente en el formato existente. Los datos importados deben coincidir con el formato y la estructura de la tabla existente.

4 Vaya a la pestaña "datos externos", busque el grupo "Importar" y haga clic en el icono de "Archivo de texto". Esto abre la opción "Obtener datos externos - Archivo de texto" cuadro de diálogo.

5 Busque o escriba el nombre del archivo de texto que preparó anteriormente en el cuadro "Nombre de archivo". Especificar dónde desea que los datos sean almacenados. Para una nueva tabla, haga clic en "Importar los datos de origen en una nueva tabla en la base de datos actual." Para una tabla existente, haga clic en "Agregar una copia de los registros de la tabla" y elija la adecuada en la lista desplegable.

6 Haga clic en "OK" para continuar y abrir el "Asistente para importar texto." El acceso escaneará los datos y recomendar una estructura de archivos. Confirmar o seleccionar la opción que coincida con el formato del archivo: "Delimitado" o "ancho fijo." Haga clic en Siguiente."

7 Si está utilizando un formato delimitado, seleccione el carácter que se utiliza para delimitar los campos. Si el archivo contiene un calificador de texto, seleccione el calificador que ha usado en el cuadro "calificador de texto". Si la primera fila de su documento de Word contiene los nombres de campo, marque "Primera fila contiene nombres de campo." Si está utilizando un formato de ancho fijo, revisar los datos y la estructura muestran y ajustar el posicionamiento de la columna si es necesario. Haga clic en Siguiente."

8 Revisar los datos y estructurar una vez más antes de continuar. Si es necesario especificar información adicional sobre cualquiera de los campos, haga clic en el encabezado de campo e introduzca los datos apropiados para el "Nombre del campo" y "Tipo de datos". Para crear un índice en el campo seleccionado, ajuste "indexado" a "Sí". Para excluir el campo seleccionado en la importación, marque "No importar el campo (Salto)." Haga clic en Siguiente."

9 Establecer una clave principal si va a importar a una nueva tabla. Puede seleccionar "Permitir a Access agregar la clave principal", que rellena automáticamente una secuencia de identificadores, elegir su propia clave principal de uno de los campos de origen o "No clave principal." Haga clic en Siguiente."

10 Para una nueva tabla, confirmar o modificar el nombre de la nueva tabla en el cuadro "Importar a la tabla". Haga clic en "Finalizar" para importar los datos. Un cuadro de diálogo se abrirá para indicar el estado de la importación.