Cómo administrar licencias de software

Las grandes empresas privadas e industrias del sector público suelen comprar muchas licencias de software con el fin de instalar el software legalmente en cientos, si no miles, de los ordenadores. Sin embargo, no es raro encontrar que el software se ha instalado más allá de la asignación de licencias. Con el creciente número de auditorías de cumplimiento de licencias y los grandes multas que pueden percibirse por estar fuera de cumplimiento, es extremadamente importante que las empresas tienen políticas para gestionar sus licencias de software.

Instrucciones

1 Establecer procedimientos para el registro, la compra e instalación de software. Tienen todas las solicitudes de compra pasan por una ubicación central, de manera que hay un registro detallado de lo que el software fue comprado y de quién.

2 Asegúrese de que usted o su departamento de TI conoce los límites de las licencias de cada paquete de software. Se adhieren a estos límites cuando se instala en varias máquinas y, si es posible, haga que un empleado asistir a un taller sobre gestión de licencias de software.

3 Limitar el número de personas que pueden instalar el software y nombrar a una persona específica para gestionar el inventario de la instalación. Esa persona debe mantener un registro de software con toda la información del producto incluyendo: editorial, la versión, la prueba de la fecha de compra, los nombres de los usuarios y los números de serie de sus equipos, así como el número de serie del software.

4 Instituir una política de uso de software frente a las circunstancias en las que los empleados pueden utilizar el software para el que se han adquirido licencias. Su política debe adoptar una postura en el software descargado también. Una auditoría de software es lo suficientemente complicado sin tener su red derribado por un virus disfrazado de software libre, sin licencia.

5 Preguntar a los empleados a firmar un documento que verifique que entienden las consecuencias de violar las políticas de uso e instalación de software. Es posible que desee incluir una explicación de las consecuencias financieras de la piratería y el uso indebido de licencias.

6 software de inventario con regularidad. No perder de vista lo que la computadora está funcionando lo que el software, con qué frecuencia y en qué licencia. Lo más importante es saber si un paquete de software en particular se instala más allá de su capacidad de licencia.

7 Aprovechar el software de inventario automatizado que está disponible en el mercado para ayudar a mantener un registro de los inventarios anteriores.

Consejos y advertencias

• Asegúrese de averiguar tanto las limitaciones de cualquier software de gestión disponible en el mercado antes de hacer una inversión. Comprobar para ver si le autorice a presentar como prueba si tuviera que estar involucrado en una auditoría de software.
• A pesar de que su compañía todavía se hace responsable del mal uso, consulte con un abogado sobre la legalidad de la celebración de un empleado parcialmente responsable de reembolsar a la empresa si ha instalado software de manera ilegal.
• Un fuerte multa se pueden percibir por cada máquina en la que está instalado el software de manera ilegal.