Cómo crear un total acumulado en Microsoft Access 2007

Un total de ejecución es un subtotal para el campo numérico (por ejemplo, "ventas") de una tabla de base de datos. El subtotal se realiza para un conjunto de registros agrupados por un campo diferente en la tabla. Se pueden visualizar fácilmente totales acumulados en el acceso mediante el uso de sus herramientas de creación de informes.

Instrucciones

1 Crear o localizar una tabla de datos de ejemplo para ejecutar sus subtotales sucesivamente. Introduzca los datos de la siguiente tabla si usted no tiene su propio. Introduzca la primera fila de esta tabla como la columna de la tabla (es decir, "campo") nombres:

Editorial, Ingresos, Categoría
Pingüino Publishing, $ 123, How-To
Harcourt Books, $ 456, How-To
Pingüino Publishing, $ 789, el romance
Pingüino Publishing, $ 432, el romance
Pingüino Publishing, $ 767, How-To
Harcourt Books, $ 65, cómo-a
Harcourt Books, $ 87 románticas
Harcourt Books, $ 654, el romance

2 Pulse la tecla "Control-s" para guardar la tabla en el disco. Escriba el nombre de "BookRevenues" cuando Access le pide.

3 Seleccione la tabla "BookRevenues" haciendo clic en su icono en la ventana de navegación de acceso '(a la izquierda de pantalla). Haga clic en "Crear", en la barra de herramientas de Acceso ', seguido haciendo clic en el icono "Informe" de la barra de herramientas. (Si está utilizando Access 2003, seleccione "Objetos", luego "Informes", luego "Nuevo" para crear un nuevo informe.)

Tenga en cuenta que ambas empresas en el campo "Editor" del informe se muestran juntos.

4 Haga clic en cualquier lugar en el campo "Editor" del informe y seleccione "Grupo de Editorial." Observe que cada empresa editorial se muestra ahora en su propia área. Nótese también que los "Ingresos" campo muestra sólo los datos de ventas se introdujeron originalmente - a excepción de los ingresos totalizaron en la parte inferior de este campo.

5 Haga clic en el "Agrupar y ordenar" icono en la pestaña "Diseño" de la barra de herramientas, si la "Agrupación, orden y total" de la ventana no es visible aún por debajo de la ventana principal del informe.

6 Haga clic en el "Más>" texto en el "Grupo y ordenar total" de la ventana, que muestra más opciones para crear totales. Haga clic en el "con ingresos ascienden a" cuadro desplegable, que muestra el "Totales" ventana pop-up.

7 Seleccione el campo "Ingresos" en la lista desplegable junto a "Total On", que calcula el subtotal del campo correcto. A continuación, haga clic en la opción "Mostrar subtotales pie de grupo en la" casilla de verificación para mostrar los totales de funcionamiento de cada editor. Haga clic en cualquier punto en blanco en el informe principal o agrupar ventanas para actualizar el informe.

8 Mira el campo "Ingresos", que ahora muestra los totales acumulados para cada editor. Repita el paso 7 si no ve los subtotales se muestran correctamente, ya que el "total en la" Lista desplegable a veces se desliza a otro, campo irrelevante. Guarde el informe pulsando "Control-s" y escribiendo un nombre de informe.

9 Redactar otro informe con un subtotal de "género". Comience repitiendo el paso 3, a continuación, haga clic en el campo "Categoría" en el nuevo informe. Tenga en cuenta que este campo salta hacia el lado izquierdo del informe y que el informe muestra cada categoría en su propia área.

10 Repita las instrucciones de los Pasos 6 y 7. Observe el nuevo, total acumulado que el informe muestra; cada categoría ( "cómo" y "romance") tiene su propia subtotal.