Pregunta a plantearse lo que al elegir un sistema de documentos a través de Internet

Con el auge de Internet creando una mayor interconexión entre las empresas y los empleados remotos, es posible que los trabajadores completar las tareas del hogar o en ordenadores equipados mínimamente en la oficina. Durante la búsqueda de un sistema para mantener sus documentos en línea y aumentar la productividad, es esencial para estudiar los factores importantes y las diferencias entre los servicios disponibles.

Compatibilidad

Aunque el sistema documento está basado en la web, puede requerir una aplicación local a ejecutar en el equipo. Asegúrese de que la aplicación es compatible con el sistema, ya que algunos sólo funcionan para Windows, Mac o Linux, pero no los tres. Asegúrese también de que el sistema en línea es compatible con su navegador. Algunos sitios web se ve mejor en algunos navegadores, y el uso de un navegador no compatible pueden dar lugar a la aplicación en línea no funciona correctamente.

Seguridad

Comparar el nivel de seguridad de cada servicio ofrece. Algunas empresas ofrecen solamente protección por contraseña para su cuenta, mientras que otros añaden una red segura. Algunos proveedores de ir un paso más allá y realizar un seguimiento de su dirección IP y requieren una serie de preguntas para confirmar su identidad antes de inicio de sesión. Haz lo que están disponibles las opciones de seguridad y cómo afectarán a sus necesidades específicas.

Longevidad

Si el sistema documento está destinado a almacenamiento de archivos, compruebe la política de la empresa para situaciones como caídas del servidor y el cierre del sistema. Un corte de servidor es un problema para la empresa de acogida, sino que también le impide acceder al servicio que está pagando. Si la compañía a cerrar, le tiene un período de gracia para acceder a archivos o un sistema secundario que podrían ser transferidos a? Un cierre repentino sin estas características le puede dejar sin sus archivos.

El tamaño y la velocidad

Dependiendo del tipo de archivos que está utilizando y el número de usuarios que acceden al sistema de documentos, la cantidad de espacio en el servidor y la velocidad a la que se puede acceder a los archivos es de suma importancia. Averigüe si el espacio que son capaces de utilizar es suficiente para su uso. Algunos servicios son ilimitados, mientras que algunos tienen diferentes niveles de servicio a precios diferentes. También asegúrese de que la velocidad es lo suficientemente rápido para que pueda trabajar de manera eficiente, con más velocidad y ancho de banda para múltiples usuarios.

Accesibilidad

Si más de una persona va a utilizar el sistema a la vez, descubrir si el sistema es accesible desde más de un ordenador a la vez. Algunos sistemas soportan guardar los datos de múltiples usuarios, así como el seguimiento de cambios. Esto permite que varios usuarios editar un documento sin guardar sobre el trabajo del otro y, en algunos sistemas, la posibilidad de guardar múltiples versiones de forma automática, por lo que es fácil de volver a una versión anterior del documento cuando los cambios no tuvieron el resultado deseado.