Cómo configurar nómina en Microsoft Access

Microsoft Access trae una base de datos con el "lenguaje de búsqueda de consulta" (SQL) para las pequeñas empresas. Su flexibilidad y características proporcionan una gran cantidad de potencia de cálculo para un empleador. La creación de la nómina en Microsoft Access es una buena herramienta para realizar un seguimiento de los registros de empleados. La creación de un sistema de nómina completa calcular el salario bruto, las deducciones y el pago neto es empleado requiere un sofisticado programador de bases de datos. Un empleador con el intermedio de habilidades avanzadas de acceso puede establecer un sistema de registro de nómina.

Instrucciones

1 Nombrar y crear una nueva base de datos desde el comando "Nuevo" en la ficha "Archivo". Seleccione la pestaña "Inicio", y se abre una nueva tabla. Cambiar a "Vista Diseño".

2 Introduce el nombre de la "clave principal" en la columna "Nombre de campo" en la fila 1. "ID" es el valor por defecto con una "Autonumérico" en la columna "Tipo de datos". Esto se puede mantener o cambiar a otro identificador de registro único, como un número de identificación de empleado o número de seguro social. El "Tipo de datos" se puede mantener como un "Autonumérico", o cambia a una entrada manual, siempre y cuando la propiedad "indexado" está ajustado a "Sí (Sin duplicados)."

3 Crear campos para la totalidad de la información requerida de los nuevos empleados. Esto incluye:

Nombres y apellidos, iniciales o nombres medios, si se desea

domicilios y direcciones de correo

El trabajo, el hogar y números de teléfono móvil

Número de deducciones de retención de impuestos federales y estatales impuesto sobre la renta

Número de seguridad social

número de identificación de licencia u otro estado del conductor

Una casilla de verificación asegurando que "prueba de empleo" elegibilidad haya sido verificada

Un cuadro de texto para registrar los documentos verificados

el empleo Oficial fecha de inicio

fecha oficial de terminación de empleo (que se llena cuando sale del empleado)

Salario

Profesión y otra información como se desee por el empleador

Hojas de vida y las aplicaciones pueden ser digitalizadas y archivarán en el registro, si se desea

4 Asignar tipo de datos para cada campo de definir las propiedades requeridas para dar formato a los números, definir el número de caracteres permitidos en un campo y determinar si los datos van a ser indexados. En la construcción de una base de datos, también es prudente añadir una descripción de campo que define su propósito, una acción para estimular la memoria más adelante, cuando la base de datos necesita ser modificado o revisado.

5 Guarde la tabla, dándole el nombre "Empleados" u otro nombre de la tabla significativo.

6 Seleccione la pestaña "Crear" y haga clic en el botón "Forma" en el grupo "Forma". Añadir todos o algunos campos al formulario y guardarlo. propiedades de los campos de formato para que coincida con las propiedades de tabla. Guardar una vez más antes de regresar a "la vista de formulario" en el botón "Ver" de la pestaña "Inicio". Utilice el formulario de entrada de datos.

7 Seleccione la pestaña "Crear" y haga clic en el botón "Reportar" en el grupo "Informe". Añadir todos o algunos de los campos y luego cambiar a la vista "Diseño". Modificar ancho de las columnas y los campos de formato y etiquetas. Modificar las fuentes, los colores o seleccione un diseño pre-formateado desde el "diseño" cuadro desplegable. Guarde el informe. El modelo de Informe le permitirá imprimir los informes de nómina.

8 Cifrar la base de datos de seguridad. Cierre la base de datos, vuelva a abrir en modo exclusivo el uso de la flecha hacia abajo en el botón "Abrir Archivo" de la ventana "Abrir" y seleccionando la opción "Abrir en modo exclusivo." Haga clic en la ficha "Archivo", seleccione el comando de Información, y luego haga clic en "Cifrar con contraseña" en el panel "Info". Cuando aparezca el cuadro de diálogo "Establecer contraseña de base", establecer una contraseña y escriba una segunda vez para su verificación. Haga clic en Aceptar. La próxima vez que se abre la base de datos, se requerirá la contraseña. Escriba su contraseña en el cuadro Contraseña, vuelva a escribirla en el cuadro Confirmar, y luego haga clic en OK.

Consejos y advertencias

• Las contraseñas seguras son un mínimo de ocho caracteres e incluyen números, letras mayúsculas y minúsculas, y un carácter especial, como "!" o "&".
• Utilizar las propiedades de "leyenda" para dar nombres campos en lenguaje sencillo. Cambiar el nombre del campo "Nombre" a "Nombre" se ve más profesional en los informes.
• Hay paquetes de software de nómina en línea y fuera de la plataforma que se encargan de la tarjeta de tiempo y de cheque de pago cálculos. Para hacerlo en Access requiere conocimientos de programación muy sofisticado y comprensión más allá del contenido de un artículo de resumen.
• Para el cálculo de las tarjetas de marcar y de nómina deducciones, hay muchos asequible propietaria y off-the-shelf soluciones tenedor de libros de la pequeña empresa; en la mayoría de los casos éstos serán mucho más fáciles de usar y requieren menos tiempo para instalar que hacer su propia base de datos de cálculos de nómina.