Cómo utilizar Combinar correspondencia

Microsoft Word tiene una función de combinación de correspondencia conveniente y fácil de usar que le permite producir documentos personalizados dirigidos a personas específicas con sólo unos pocos clics. Sólo tiene que introducir los datos en archivo de Word estilo de una base de datos y luego entra en un formato básico en un documento principal que los datos se combinaron para. Esto es comúnmente utilizado por las personas que necesitan enviar las ventas y cartas de presentación a un grupo masivo de personas o producir albaranes y facturas de los pedidos. Una vez que la ficha de datos de combinación de correspondencia se establece, se puede usar de forma continua para una variedad de diferentes tipos de correos y comunicaciones a las personas en su lista. También puede añadir más entradas a su hoja de datos según sea necesario con sólo unos pocos clics.

Instrucciones

1 Abrir un documento en blanco en Microsoft Word. Haga clic en "Iniciar Combinar correspondencia" en el menú Herramientas (se encuentra en la barra de herramientas "correspondencia" en Word 2007).

2 Elija el tipo de combinación de correspondencia que desea realizar. Puede combinar las cartas, sobres, etiquetas e incluso mensajes de correo electrónico mediante la Palabra.

3 Seleccione los destinatarios que desea incluir en la combinación de correspondencia. Si aún no dispone de una lista de destinatarios listos en un archivo de Word (que aparece en forma de base de datos), usted tiene la opción de crear una nueva lista. El asistente de combinación de correspondencia le dará una selección de los campos que se pueden agregar a su lista. Elija los campos que identificarán y personalizar cada destinatario para sus necesidades. También puede añadir sus propios nombres de los campos especiales. Esto podría incluir el nombre, dirección, número de teléfono, o incluso identificadores menos habituales como dirección del sitio web o sabor de helado favorito. Piense en cómo se hacen a mano su carta o mensaje a este destinatario la hora de elegir los campos.

4 Crear el documento principal. El documento principal es el diseño de mensajes carta común, sobres, etiquetas o correo electrónico en el que se volcará la información de la lista de destinatarios de combinación de correspondencia. Así, por ejemplo, para una carta estándar que usted escriba la nota en el documento principal y luego tener un espacio para la dirección en la parte superior, donde la información del destinatario se volcará en.

5 Añadir campos de combinación en el documento. En primer lugar, coloque el cursor en el documento principal en la que desea agregar el campo de combinación. A continuación, haga clic en "Insertar campo de combinación" --- este comando se debe mostrar en su barra de herramientas o en "Herramientas> Combinar correspondencia." Verá una lista de todos los campos que ha creado en la lista de destinatarios. Por ejemplo, poner el campo <FirstName> después de "Estimado" en el principio de su carta, o insertar <FavoriteIceCream> algún lugar en medio de su carta en la que mencionó preferencias de helado de la persona.

6 Realizar la combinación de correspondencia. Seleccione "Finalizar y combinar" en la barra de herramientas de Word. Se le da la opción de fusionar en un nuevo archivo editable que enumerará documento individual de cada recipiente, combinar directamente a una impresora o fusionar a un correo electrónico con Microsoft Outlook.

Consejos y advertencias

• Guarde el documento y la lista de destinatarios con frecuencia. Haga clic en "Editar lista de destinatarios" en la barra de herramientas de Microsoft Word para añadir nuevos destinatarios o realizar cambios en su lista.