Cómo utilizar Excel para Contabilidad

Microsoft Excel es un programa que permite al usuario crear hojas de cálculo personalizadas. Que el diseño y el uso de las hojas de cálculo se pueden adaptar a las necesidades del usuario hace que sea un programa útil para realizar un seguimiento de las tareas de contabilidad simples. Por ejemplo, el usuario puede grabar los ingresos en efectivo en una hoja de cálculo, los desembolsos de efectivo en otra y un resumen de los ingresos y los gastos en un tercero. conciliaciones bancarias mensuales, una necesidad para cualquier negocio, también se pueden formatear. Las funciones financieras y estadísticas de Excel permiten análisis que se lleva a cabo dentro de la hoja de cálculo.

Instrucciones

1 Configurar las entradas de efectivo y salidas de efectivo hojas de cálculo. La información necesaria incluirá la fecha, ha recibido o pagar, respectivamente, la cantidad de la transacción, una descripción de los servicios recibidos o pagados y una clasificación de impuestos. La hoja de cálculo debe incluir los totales de las cantidades recibidas y recogidos.

2 Crear una hoja de cálculo para las conciliaciones bancarias mensuales. Cuando el formato es personalizado para adaptarse necesidades de su empresa, la entrada de datos para la conciliación bancaria tardará un tiempo mínimo. conciliaciones bancarias pueden ser requeridos por el propietario de la empresa y su contador para verificar el dinero en efectivo en una fecha específica con excepción de fin de mes. Creación de una hoja de cálculo de conciliación bancaria permitirá que el tenedor de libros para llevar a cabo rápidamente las conciliaciones bancarias en cualquier fecha solicitada.

3 Analizar la información se ha compilado en las hojas de cálculo. Usando la función de clasificación, organizar los datos por fecha, beneficiario, descripción o clasificación fiscal. La clasificación fiscal será especialmente útil cuando llega el momento de preparar las declaraciones de ingresos, nómina o impuestos sobre las ventas. Utilice las fórmulas en Excel para calcular la media, mediana, mínimo y máximo para las cantidades pagadas o recibidas. Estos cálculos pueden hacer su negocio más rentable. Se puede recortar gastos en las categorías en las que están gastando más de lo que necesita o aumentar las ventas si usted ve una tendencia.

4 Crear una plantilla para los estados financieros, es decir: balance de situación, de utilidades y pérdidas y estado de flujo de efectivo. Si su empresa no requiere rutinariamente estados financieros, la creación de una plantilla es una buena idea. Se asegúrese de que esté listo para preparar los estados financieros cuando surja la necesidad.

5 Buscar en la Internet para encontrar plantillas de contabilidad que ya están creados. Vea la sección de Recursos para un enlace a las entradas de efectivo, cuentas por cobrar, cuentas por pagar hojas de cálculo de conciliación bancaria, cuenta de resultados y.

Consejos y advertencias

• Aunque Excel es útil para un pequeño o la puesta en marcha de la empresa, un programa de contabilidad se debe utilizar cuando Excel no puede proporcionar todas las funciones de información de su negocio requiere. Utilice la función de importación en Quicken para importar transacciones desde Excel para que no se pierdan datos originales.