¿Cómo hacer una fusión de correo

Se puede utilizar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de documentos que son esencialmente lo mismo, pero con cada documento en el conjunto que contiene elementos únicos. Si su oficina quiere invitar a los clientes para una fiesta de Navidad, nombres y direcciones de los clientes se pueden almacenar en una base de datos, y la carta de invitación escriben en un documento de Word. El uso de la combinación de correspondencia, puede integrar el texto en un documento para producir una carta de invitación única para cada cliente.

Instrucciones

1 Abra Microsoft Word. Un nuevo documento en blanco aparecerá en la pantalla tan pronto como se abra MS Word. No cierre el documento en blanco.

2 Iniciar la combinación de correspondencia. Haga clic en la pestaña "correspondencia" de la barra de menús.

3 Haga clic en "Cartas". Al hacer clic en "Combinar correspondencia" aparecerán varias opciones. Por ejemplo, si desea enviar una carta de invitación a 50 clientes para una fiesta de Navidad de la oficina, deberá seleccionar "Cartas". Otras opciones de correo de fusión incluyen sobres, etiquetas de correo o mensajes de correo electrónico.

4 Preparar el documento principal. En esta etapa, puede escribir o copiar y pegar el texto de la invitación en el documento principal. El cuerpo de la carta será aplicable a todos los 50 clientes.

5 Haga clic en la opción "Seleccionar destinatarios" en la pestaña "combinación de correspondencia". Cuando se tiene el documento principal listo, puede exportar una lista de fuentes de datos de nombres y direcciones de fundirse en su carta. Puede exportar la fuente de datos de la libreta de direcciones de Outlook, una base de datos o un documento de hoja de cálculo.

6 Haga clic en "Usar lista existente" para combinar a partir de una base de datos o un documento de hoja de cálculo. A continuación, busque los nombres y direcciones de archivo en el cuadro de diálogo "Seleccionar origen de datos". Si aún no dispone de una base de datos o un documento de hoja de cálculo con una lista de nombres y direcciones, que tendrá que crear una antes de comenzar el procedimiento de combinación de correspondencia.

7 Haga clic en "Editar lista de destinatarios." Cuando haya exportado el origen de datos de nombres y direcciones se puede editar de forma selectiva la lista de destinatarios. Se puede seleccionar la lista de destinatarios a los que desee enviar una invitación.

Consejos y advertencias

• Si está utilizando Microsoft Word 2002, en el menú "Herramientas", haga clic en "Cartas y correspondencia", y haga clic en "Asistente para combinar correspondencia" para comenzar el proceso de combinación de correspondencia.
• Los usuarios de Microsoft 2003, en el menú "Herramientas", haga clic en "Cartas y correspondencia", y haga clic en "Combinar correspondencia" y siguen los pasos para fusionar dos archivos diferentes.