Cómo crear etiquetas utilizando MS Word Combinar correo

Este artículo le dará instrucciones de cómo utilizar Microsoft Word y Microsoft Excel para crear fácilmente etiquetas de nombre para un grupo de personas. Todo lo que necesita es una lista de nombres y el resto es sencillo. Esto es especialmente útil si usted tiene una lista de RSVP para un evento.

Instrucciones

1 Como mínimo, usted querrá una lista de nombres en una hoja de cálculo de Excel. nombres y apellidos deben estar en columnas separadas para facilitar su clasificación. Ordenar la lista como desee (alfabéticamente por el apellido, por ejemplo).

2 Abrir un nuevo documento de Word.

3 Haga clic en el menú Herramientas. Desplácese hacia abajo para "Cartas y correspondencia" y seleccione "Combinar correspondencia". La barra de herramientas de combinación de correspondencia aparecerá en el lado de su documento abierto.

4 Seleccione "Etiquetas" y en "Paso 1 de 6" haga clic en "Siguiente: inicie el documento."

5 Seleccione "Cambiar el diseño del documento" y haga clic en "Opciones de etiqueta".

6 Encontrar el tamaño correcto y el tipo de etiquetas que desea utilizar. El tipo se incluye generalmente en la caja. Un tipo común es Avery 5384, por ejemplo. Si las etiquetas son una marca genérica, por lo general le dicen al tipo equivalente. Usted también puede hacer doble comprobar que las dimensiones son correctas en esta pantalla.

7 Las líneas de corte de la etiqueta aparecerá en el documento. Haga clic en "Siguiente: seleccionar los destinatarios."

8 Seleccione "Usar una lista existente" y haga clic en "Examinar". Una ventana de búsqueda se abrirá. Esta ventana se utiliza para localizar la hoja de Excel, que debe ser guardado en su ordenador. Si usted siente que está atascado en la carpeta incorrecta, haga clic en el menú desplegable donde dice "Buscar en:" y seleccione la ubicación correcta de la hoja de cálculo.

9 Si la hoja de cálculo tiene varias pestañas, seleccionar la correcta. De forma predeterminada, lo más probable es elegir "Hoja1 $". Si su primera fila contiene encabezados de columna (que literalmente dice "Nombre", "Apellido"), a continuación, active la casilla en la parte inferior que dice "Primera fila de datos contiene encabezados de columna". Haga clic en Aceptar.

10 Asegúrese de que todas las filas de datos se seleccionan. A veces se elige demasiados, así que asegúrese de desactivar cualquier fila en blanco en la parte inferior. Haga clic en Aceptar." Haga clic en "Siguiente: ordenar las etiquetas."

11 Para añadir los nombres, haga clic en "Más artículos." Verá una lista de los títulos de las columnas. Si los nombró, aparecerán algo así como el nombre, el apellido. Si no lo hizo, que pueden aparecer como F1, F2. Si no está seguro de qué filas que corresponden a, revisar su hoja de cálculo Excel.

12 En esta ventana, haga clic en la columna Nombre y haga clic en Insertar. Haga clic en la columna Nombre Apellido y haga clic en Insertar. Si desea incluir nombre de la empresa, cargo, ubicación u otros campos, insertar esos también - en el orden que desea que aparezcan en la etiqueta con su nombre. Haga clic en "Cancelar" cuando haya terminado.

13 Añadir un espacio entre el primero y el último nombre en la primera etiqueta de nombre solamente. Añadir un espacio de línea después del nombre si también está incluido un nombre de empresa o cualquier otra información. Haga clic en "Actualizar todas las etiquetas" después de haber formateado el espacio. A continuación, haga clic en "Siguiente: vista previa de las etiquetas."

14 En esta pantalla se pueden ver todas las etiquetas. Si ve errores, lo mejor es fijarlos al final. Por ahora simplemente tenerlos en cuenta. Haga clic en "Siguiente: Complete la combinación."

15 Haga clic en "Editar etiquetas individuales." Seleccione "All" y haga clic en "Aceptar". Comprobar cada etiqueta con su nombre para asegurarse de que no hay errores. Usted puede fijar directamente en esta pantalla. Si hay un error global, volver a los pasos de combinación para solucionarlo y haga clic en "Actualizar todas las etiquetas de nuevo."

dieciséis Cargue las etiquetas en la impresora. Tenga cuidado de que los carga en la orientación correcta. Ir al menú Archivo y haga clic en "Imprimir". Seleccione la impresora si no es correcta por defecto. Las etiquetas están terminadas y ordenados. Recuerde que debe mantener las etiquetas en blanco en la mano en caso de que haya olvidado a nadie.

Consejos y advertencias

• Si desea agregar un logotipo, foto, fondo, o de diseño, pegarlo en la primera etiqueta de nombre cuando usted está organizando y dar formato a las etiquetas. A continuación, haga clic en "Actualizar todas las etiquetas."
• Si se pierde o cree que ha perdido algo, siempre se puede golpear el botón Anterior para volver.
• Las instrucciones y las órdenes pueden ser ligeramente diferente dependiendo de la versión de Word que está utilizando. Este artículo fue diseñado utilizando Microsoft Office Word 2003.