Cómo importar contactos de Excel para CRM

Microsoft Excel es un programa de hoja de cálculo potente y popular con una variedad de diferentes herramientas y filtros que le permiten ser utilizado fácilmente para múltiples propósitos. Además de los cálculos y previsiones financieras, Excel es un excelente programa para la gestión de la información, especialmente los contactos. la capacidad de Excel para convertir fácilmente la información en múltiples formatos le permite moverse de forma rápida y sin esfuerzo sus contactos en su programa de gestión de relaciones con clientes (CRM).

Instrucciones

1 Abra el archivo que contiene todos sus contactos en Microsoft Excel. Asegúrese de que sus contactos se enumeran en un archivo que tiene una fila de encabezado. Una fila de encabezado contiene el valor que significa para todos sus datos. Por ejemplo, una fila en la parte superior de una hoja de cálculo contactos podía leer: Apellido, nombre, dirección, ciudad, estado, código postal, teléfono, correo electrónico, sitio web. Esta fila de cabecera es importante porque permite a su programa de CRM para entender el contexto de todos sus datos.

2 Ir a "Archivo" en el menú principal de Excel y seleccione "Guardar como". Seleccione una ubicación en su equipo donde desea guardar los contactos exportados. En el menú desplegable "Formato", seleccione "Valores separados por comas (CSV)." Haga clic en Aceptar." En Excel 2003 En el menú desplegable se titula "Guardar como tipo" y el formato se llama "CSV (delimitado por comas)."

3 Abra su programa de CRM. Seleccionar la opción "Importar", ya sea en el menú principal o en la sección "Contactos". Seleccione la opción "Valores separados por comas" como el tipo de archivo que va a importar.

4 Haga clic en "Examinar" y busque el archivo CSV que ha exportado desde Excel. Haga clic en Aceptar." Su programa de CRM le pedirá que coincida con los campos de la fila de encabezado en el archivo de Excel con el campo correspondiente en su programa de CRM. Por ejemplo, se le preguntará si desea poner todos los datos en el campo "Apellido" en su archivo en el campo "Apellido" Excel en su programa de CRM. Fósforo encima de los campos y haga clic en "Aceptar".

5 Su programa de CRM creará automáticamente un nuevo archivo para cada uno de sus contactos y llenará los campos utilizando los datos de su archivo de Excel CSV.

Consejos y advertencias

• La primera vez que organizar sus contactos en Excel, tratar de romper sus datos de contacto en tantos campos como sea posible. En lugar de introducir el nombre completo de una persona, el nombre romper hacia abajo en primer campos de nombre y apellidos. Aplicar la misma idea a la dirección de un contacto. En lugar de escribir la dirección completa en un solo campo, separar los datos en un campo de dirección de calle, el campo de la ciudad, el campo de estado, y el campo de código postal. Esto hará que sea más fácil para que usted pueda controlar cada pieza de datos cuando se exporta desde Excel e importarlos en su programa de CRM.