Cómo utilizar Excel para los cumpleaños

Microsoft Excel ofrece a los usuarios la capacidad de crear recordatorios para fechas específicas. Esta característica hace que sea una herramienta eficaz para hacer el seguimiento de las fechas importantes, como cumpleaños. Una vez creada la hoja de cálculo, puede ordenar la información por fecha y utilizar el formato condicional para que los próximos cumpleaños se resaltarán automáticamente.

Instrucciones

Organizar la hoja de cálculo

1 Crear una serie de columnas en Excel para la información que necesita para realizar un seguimiento. encabezados de columna potenciales incluyen el nombre, el apellido, dirección y fecha de nacimiento. Hacer estos encabezamientos en negrita para diferenciarse del resto de la hoja de cálculo.

2 Introduzca los nombres, cumpleaños y otros datos en la hoja de cálculo en las columnas correspondientes. Introduce las fechas en un formato que entiende Excel. Puede acceder a las opciones de formato, haga clic en la celda que contiene una fecha. Una vez que la célula tiene el formato correcto, puede copiar y pegar en el resto de la columna. Esto eliminará la necesidad de dar formato a los datos de nuevo.

3 Utilice la función "Orden" en el menú "Datos" de Excel para ordenar los datos por fecha. Esto reorganizar los datos en la hoja de cálculo para que los cumpleaños se muestran en orden cronológico. Puede elegir ordenar los datos en orden ascendente o descendente. Para los datos que figuran a partir de enero a diciembre, seleccionar orden ascendente.

Aplicar formatos condicionales

4 Crear un formato condicional para que sólo los cumpleaños que se producen en la semana o el mes que se destacan en la hoja de cálculo. Para acceder a la herramienta de formato condicional en Excel 2010, vaya al menú "estilo" que se encuentra bajo la pestaña "Inicio" de Excel.

5 Haga clic en "Resaltar reglas de celdas" y "Administrar reglas" en el menú Formato condicional. Elija la opción de crear una nueva regla.

6 Aplicar la regla a la hoja de cálculo de Excel mediante la comprobación del rango de celdas seleccionado en la sección "Administrar reglas".

7 Haga clic en "Formato de celdas únicas que contienen" como el tipo de regla y seleccione la opción para formatear por fecha.

8 Haga clic para seleccionar las "Fechas que ocurren" y luego seleccionar la regla de formato que desea aplicar, por ejemplo, destacando las fechas que ocurren próxima semana o el mes.

9 Haga clic en el botón "OK" para guardar los cambios y aplicar el formato condicional a la hoja de cálculo.