Cómo utilizar SharePoint metadatos en un documento de Word

Con una planificación adecuada, SharePoint metadatos pueden ser una poderosa herramienta para organizar, almacenar y recuperar contenido. De forma predeterminada, SharePoint asigna propiedades de metadatos específicos a los objetos. Añadir propiedades de metadatos adicionales para facilitar el contenido de SharePoint significativa y manejable mediante la creación de columnas personalizadas. El proceso de poblar un documento de Word con los atributos de metadatos es similar a crear un documento de combinación de correspondencia con un tipo de contenido personalizado en SharePoint como los elementos de plantilla y rápido de Microsoft Word para agregar los campos.

Instrucciones

1 Crear una nueva biblioteca de documentos de SharePoint, haga clic en "Crear" en el menú Acciones del sitio. Seleccione "Biblioteca de documentos" "en el capítulo" Bibliotecas "la partida. Introduzca un nombre descriptivo para la biblioteca en el campo" Nombre "y haga clic en" Crear ". Esta acción le llevará a la página nueva biblioteca de documentos. Seleccione" Configuración de la biblioteca de documentos " desde el menú "Configuración". Haga clic en "Crear la columna" para añadir propiedades de metadatos personalizados a la biblioteca de documentos (repetir este paso para las columnas adicionales).

2 Volver a la página de la biblioteca de documentos y seleccionar "Nuevo Documento" del menú "Nuevo". Cuando el documento se abre en Microsoft Word, seleccione "Guardar como" en el menú Archivo para guardar el documento de nuevo a la biblioteca de documentos. Asegúrese de que la opción Guardar destino es en la biblioteca de documentos de SharePoint. Navegue hasta el menú Insertar y haga clic en el elemento de la cinta de elementos rápidos. Utilice la lista de "documento Propiedad" para seleccionar las columnas personalizadas apropiadas que ha creado para la biblioteca de documentos. Guardar el documento localmente en el ordenador una vez que haya terminado de añadir todas las columnas necesarias como las propiedades de metadatos en el documento.

3 Abra el menú Acciones del sitio y haga clic en "Configuración del sitio" en SharePoint. Seleccione "tipos de contenido de sitio" en la sección "Galerías". Haga clic en "Crear" para acceder a la página Tipo de contenido nuevo sitio. Introduzca un nombre descriptivo para el nuevo tipo de contenido en el campo "Nombre". Seleccione el tipo de contenido primario que el nuevo tipo de contenido se asociará con el marco del "tipo de contenido primario:" la partida. Indique si desea crear el nuevo tipo de contenido en virtud de un grupo existente o nuevo bajo el apartado "Grupo" y haga clic en OK para confirmar los ajustes.

4 Una el nuevo documento con el tipo de contenido al seleccionar "Configuración avanzada" en la página web de tipo de contenido. Seleccionar la opción "cargar una nueva plantilla de documento" en la sección "Plantilla de documento" y utilice el botón Examinar para desplazarse hasta el nuevo documento en su ordenador y haga clic en OK.

5 Volver a la biblioteca y seleccione "Configuración de la biblioteca de documentos" desde la opción Configuración del menú desplegable. Seleccione la opción "Configuración avanzada" en la "Configuración general" la partida. Habilitar la administración de tipos de contenido en la sección "Tipos de contenido" y haga clic en OK para volver a la página Personalizar. Haga clic en el enlace "Añadir a partir de tipos de contenido de sitio" en la sección "Tipos de contenido" la partida. Utilice el menú desplegable bajo "Seleccionar tipos de contenido de sitio a partir de:" para encontrar el grupo que contiene el tipo de contenido. Seleccione el nuevo tipo de contenido que creó en "Tipos de contenido de sitio", haga clic en el botón "Añadir" y haga clic en OK para volver a la página Personalizar.

6 Volver a la biblioteca y crear un nuevo documento con el nuevo tipo de contenido al seleccionar el tipo de contenido desde el menú "Nuevo".