Cómo combinar documentos en Word

Al crear un documento de combinación, que está tomando la información de un archivo de datos y la inserción de los datos apropiados en el mismo documento para cada registro de los datos. Por ejemplo, desea enviar una carta de fiesta a todos en su libreta de direcciones. En su carta, usted quiere algunos elementos a ser para el individuo que la recibe y sin embargo no desea escribir 200 cartas individuales. La fusión de documentos le permite personalizar un correo masivo.

Instrucciones

Selección de datos

1 Después de abrir Microsoft Word, seleccione "Cartas" en el menú bajo el título "Seleccionar tipo de documento." Haga clic en "Siguiente: inicie el documento."

2 Elija una opción de configuración del documento de la lista. Puede optar por utilizar el documento de la izquierda (todavía en blanco), elegir una plantilla o elija un archivo que ha trabajado en el pasado. Cuando haya seleccionado el tipo de documento, haga clic en "Siguiente: seleccionar los destinatarios."

3 Seleccione una opción para sus datos. Es posible que tenga una lista de direcciones existente desea utilizar desde Outlook o su propia base de datos. Si usted no tiene una lista de direcciones preparada, seleccionar "Tipo nueva lista." Si usted tiene una lista existente en su ordenador, puede hacer clic en "Examinar" para localizar el archivo en su ordenador. Cuando haya seleccionado una opción, haga clic en "Siguiente: escriba la carta." Al hacer clic en "Siguiente", la palabra le dará la posibilidad de utilizar toda la lista que ha seleccionado o elegido una subsección de esa lista. Haga sus selecciones, haga clic en "Aceptar".

Escribir la carta

4 Escribe tu carta escribiendo en el documento abierto. Si desea incluir la dirección de la persona en la parte superior, haga clic en el botón "Bloque de direcciones" en el menú de la derecha. Te dará opciones para cuánto y en qué formato para imprimir el bloque de direcciones. Haga sus selecciones, haga clic en "Aceptar". Usted notará un código entre paréntesis angulares aparecerá en la parte superior de la página donde desea que aparezca la dirección. Este marcado dirá Palabra dónde colocar la información de dirección para cada uno de sus destinatarios. Si desea incluir un saludo personal, haga clic en el botón "Línea de saludo" y seleccionar el formato que desee utilizar. Cuando haya hecho su selección, haga clic en "OK" y haga clic en "Siguiente: vista previa de las cartas."

5 Examine cada una de las letras y asegúrese de que se ve como desea que aparezca. Asegúrese de que su lista de destinatarios es correcta. Puede eliminar los nombres adicionales o añadir otros nuevos. Cuando la lista es correcta, haga clic en "Siguiente: Complete la combinación."

6 Asegúrese de que sus cartas están listas para imprimir. También puede agregar personalización a las letras individuales si lo desea. Cuando haya realizado los cambios finales, haga clic en "Imprimir". Su correo está listo para ir en un sobre y fuera de la oficina de correos.

Consejos y advertencias

• Puede utilizar la lista de direcciones para crear etiquetas postales o sobres impresos para facilitar el direccionamiento de su correo. Repita los pasos anteriores pero seleccione "Sobres" o "etiquetas" en el menú en el paso 1 en lugar de "Cartas".