Cómo crear documento de control a través de Internet

Muchas de las normas, como la Organización Internacional para la Normalización Norma 17025 (para laboratorios de ensayo y calibración) requieren el uso de un sistema de gestión de documentos. Los sistemas de control de documentos basados ​​en web proporcionan funciones de acceso, seguridad y gestión basadas en la Web, tales como el almacenamiento, la edición y control de revisión.

Instrucciones

1 Comprar el software del sistema de gestión de documentos u obtener software libre, como OpenDocMan, e instalar el software en el hardware de su empresa.

2 Establecer las reglas de negocio, como quién tiene acceso a la creación de documentos, revisión y modificación. Identificar los tipos de archivo que su organización apoya.

3 Asignar tareas de gestión de documentos a sus empleados mediante la concesión de permisos de usuario y de grupo. Establecer restricciones de acuerdo con sus reglas de negocio. Por ejemplo, sus funciones pueden incluir los autores del documento, los colaboradores experto en la materia, los editores de contenido y aprobadores.

4 Almacenar sus documentos en una ubicación centralizada. Gestionar los cambios para que pueda realizar un seguimiento de los cambios que hizo, por qué se hicieron los cambios y cuando se produjeron las revisiones.

5 Generar informes sobre el estado de publicación de documentos (como nuevos documentos, documentos revisados ​​y documentos eliminados) sobre una base diaria, semanal, mensual o anual.

6 Supervisar el uso de depósito de documentos para asegurar la integridad de los procedimientos y la seguridad se mantiene.

7 Auditar sus procedimientos y actualizar periódicamente, según proceda.