Cómo administrar Microsoft Outlook

Microsoft Outlook 2007 es una solución todo en uno para la integración de sus datos más importantes, las prioridades y la correspondencia. Además de proporcionar docenas de características para la organización de su correo electrónico, Outlook le permite crear tareas, citas, tarjetas de visita electrónicas y varios tipos de contactos, así como suscribirse a feeds RSS y conecta con otros programas de Microsoft y los usuarios de Outlook para compartir datos importantes . Aprovechar las numerosas funciones de Outlook para administrar mejor su correspondencia, carga de trabajo y prioridades.

Instrucciones

1 Crear copias de seguridad individuales de sus correos electrónicos, contactos, citas, tareas, notas o entradas del diario para proteger sus datos más importantes, en el caso de que deba transferir sus datos o se produce un error de Outlook. Mientras usted no utiliza Microsoft Exchange Server, los datos anteriores se almacena en una carpeta de almacenamiento personal, que se puede utilizar para crear una copia de seguridad. Haga clic en "Archivo", "Importar y exportar", "Exportar a archivo", "Siguiente", "Archivo de carpetas personales (.pst)" y luego "Siguiente". Seleccionar la carpeta que desea hacer copia de seguridad y luego siga las instrucciones en pantalla para guardar la copia de seguridad de su ordenador.

2 Crear una copia de seguridad de todo su .pst mediante el cierre de Outlook y, a continuación, vaya hasta el "Panel de control". Haga doble clic en "Correo", luego "Mostrar perfiles." Seleccione el perfil que desea hacer copia de seguridad y haga clic en "Propiedades", "Archivos de datos", "carpetas personales" y luego "Abrir carpeta" y copiar los archivos para crear una copia de seguridad.

3 Categorizar mensajes de correo electrónico para ayudar a priorizar mejor su vida personal y el trabajo. En un correo electrónico, elegir la bandera o clasificar el correo electrónico haciendo clic en los botones de "seguimiento" o "categorizar" a lo largo de la barra de herramientas. Usa el botón de "seguimiento" de la bandera de cualquier correspondencia que no puede ser manejado de forma inmediata. A continuación, configurar un recordatorio, que le avisará de la fecha de vencimiento para responder o abordar el correo electrónico.

4 Buscar Microsoft Outlook utilizando el generador de consultas para acotar la búsqueda y ahorrar tiempo. Haga clic en las flechas desplegables a lo largo de la parte derecha del cuadro de búsqueda. Buscar en el "De", "Cuerpo", "Asunto" o la línea "A". Añadir criterios, según sea necesario, como "fecha de vencimiento", para avanzar en su piedra de afilar su búsqueda o para buscar todos los correos electrónicos que contienen un indicador específico, fecha de vencimiento, embargo u otra coincidencia.

5 Convertir un correo electrónico a un contacto, cita o una tarea, simplemente arrastrando a los "Contactos", "Calendario" o "carpeta de tareas" a lo largo del panel de navegación. Outlook poblar la carpeta respectiva con la información contenida en el correo electrónico. Eliminar la información superflua y añadir cualquier detalle que no se incluyen en el correo electrónico. Añadir seguimiento banderas como sea necesario y guarde.

6 Ver varias fechas en el calendario de Outlook haciendo clic en "Calendario" y luego la celebración de "Shift" mientras hace clic en el intervalo de fechas que desea visualizar en el panel de navegación, que se encuentra en el lado izquierdo de la pantalla. Esto le permitirá ver hasta dos semanas después de una jornada de ocho horas. Como alternativa, puede simplemente arrastrar el ratón sobre las fechas en el panel de navegación para mostrar hasta 42 días.