Cómo escanear documentos en datos

Escaneado de datos de un documento en una hoja de cálculo es una de esas cosas que parece que debería ser fácil, pero no lo es. Si escanea el documento como una imagen, usted no será capaz de recuperar los datos de ella en absoluto. Si escanea como texto mediante Resolución óptico de caracteres, obtendrá los datos, pero ya no estará en filas y columnas agradables. Hay una solución a este dilema, pero no implican la manipulación de los datos escaneados antes de entrar en la hoja de cálculo.

Instrucciones

1 Coloque el documento boca abajo en el escáner.

2 Pulse el botón Scan o el botón Escanear texto, si el escáner tiene una. Esto se auto-iniciar el software de análisis de su ordenador.

3 Ajuste el software de escaneo para escanear texto en el menú de opciones del documento. Establecer el destino para el texto escaneado a ser su programa de procesamiento de textos.

4 Seleccionar una columna de los datos a analizar. Esto normalmente se realiza haciendo clic y arrastrando los lados de la ventana de análisis de manera que sólo una columna está en la ventana.

5 Iniciar la exploración final. Esto normalmente se realiza haciendo clic en un botón que dice algo así como "Enviar escaneado" en la ventana del software de exploración. Esto enviará la columna de números como texto editable en su programa de procesamiento de texto, que debería abrir automáticamente.

6 Editar el texto en su procesador de textos, poniendo un retorno de carro después de cada entrada de la columna. El texto estará ahora en una sola columna.

7 Abra su programa de hoja de cálculo y comenzar una nueva hoja de cálculo.

8 Seleccionar y copiar la columna de texto del procesador de textos.

9 Seleccione una celda en la parte superior de la hoja de cálculo y pegar la columna de datos. Cada valor ocupará ahora su propia celda en la hoja de cálculo.

10 Escanear, editar, copiar y pegar cada columna adicional de datos en el documento.

Consejos y advertencias

• Este proceso va a ahorrar mucho tiempo si va a escanear las tablas de datos con más de 5 filas de números. Si las tablas de datos son más pequeños que eso, puede ser mejor simplemente volver a escribir los datos.
• Cuanto más el documento que va a escanear se parece a una hoja de cálculo, más fácil será el proceso de conversión será. Si los datos no se encuentra en columnas y filas, o si se mezcla con una gran cantidad de caracteres extraños, pasará más tiempo la limpieza de las exploraciones antes de poder pegar los datos en la hoja de cálculo.
• Una vez que los datos están en una hoja de cálculo, puede ser importado a la mayoría de los programas de bases de datos, ya sea como un archivo de Excel o un archivo ASCII delimitado por comas.
• escáneres de OCR no hacen un trabajo perfecto de cambiar una imagen escaneada en texto editable. Siempre revise su hoja de balance contra el documento original para detectar errores de datos.
• Los documentos con letra pequeña, tipo adornado, o impresión borrosa son difíciles de escanear y producirá archivos de datos con un gran número de errores. Por lo general es mejor que volver a escribir estos documentos a mano.