¿Cómo funciona el intercambio electrónico de datos de trabajo?

Las empresas utilizan sistemas de intercambio electrónico de datos para intercambiar información de negocios automáticamente por el ordenador como transacciones sin papel. A pesar de las grandes empresas han utilizado formas de intercambio electrónico de datos desde la década de 1960, que se inició en la década de 1980, cuando la evolución de la tecnología de PC hacen que sea una solución más asequible para las pequeñas empresas. El crecimiento de Internet en los años siguientes también contribuyó a su popularidad.

Visión general de EDI

EDI permite a una empresa a comunicar información a otro sin la necesidad de crear y compartir las versiones impresas de los documentos. En el pasado, por ejemplo, su proceso de facturación podría haber implicado la creación de la factura, imprimirla y enviarla por correo al cliente. Con un sistema de intercambio electrónico de datos, los datos de la factura se transmiten automáticamente, reduciendo así los costos de tiempo y mano de obra. Al igual que los correos electrónicos y faxes, EDI se basa en la transmisión electrónica; Sin embargo, funciona de forma automática y sigue procedimientos estandarizados. Esto permite que dos o más empresas para el intercambio de datos de forma segura en formatos pertinentes, incluso si utilizan diferentes sistemas y aplicaciones.

Preparación de documentos EDI

sistemas de intercambio electrónico de datos no envían copias exactas de los documentos; se toman los datos pertinentes de los mismos y transmiten que desde el emisor al receptor. Sistemas suelen trabajar con formatos estandarizados que utilizan conjuntos de transacciones para dictar los datos que debe contener un documento. Por ejemplo, si va a enviar una orden de compra, se crearía en su sistema interno como de costumbre. El sistema de intercambio electrónico de datos extrae los bits correspondientes de los datos y la traduce en una versión electrónica del documento antes de transmitirlo. Se utilizaría el mismo proceso en una factura, pero podría utilizar diferentes parámetros de datos.

La transmisión de documentos EDI

La forma tradicional de enviar archivos EDI en los días de acceso telefónico era utilizar una red de valor añadido. El VAN toma los datos transmitidos desde el sistema del ordenador y la almacena de forma segura antes de que el sistema del receptor le dice que está listo para recogerlo. sistemas de red de Internet funcionan de una manera similar, pero pueden hacer conexiones automáticas, sin pasar por el sistema de almacenamiento de la furgoneta. Estos sistemas de punto a punto puede ser más barato y más rápido que una furgoneta.

Recepción de documentos EDI

Un sistema de intercambio electrónico de datos toma los archivos entrantes y procesa los datos que contienen, invirtiendo los procedimientos realizados antes de la transmisión. Se traduce los datos y la integra en el sistema de la empresa que recibe. El receptor tiene sus propias versiones de los documentos transmitidos en su formato preferido y les puede procesar de acuerdo con sus procedimientos internos. Algunos sistemas continuación, enviar un acuse de recibo para demostrar que la transmisión se ha realizado correctamente.