Cómo mejorar una base de datos de Excel

Microsoft Excel puede ser una herramienta muy útil para el diseño de ambas hojas de cálculo y bases de datos. La amplia variedad de formatos disponibles para el usuario de Excel hace que el programa de utilidad para la visualización de los datos financieros complicados de una manera que incluso los usuarios no técnicos pueden entender. Mantener esos usuarios no técnicos en mente puede ayudar a diseñar una base de datos de Excel fácil de usar que todavía proporciona toda la funcionalidad que necesita.

Instrucciones

1 Revisar las columnas de la base de datos de Excel y buscar cualquier célula que muestran como "########". Esta es una indicación de que la columna es demasiado estrecha para mostrar todo el texto. Para ensanchar la columna, simplemente coloque el cursor en la esquina inferior derecha de la cabecera de la columna y arrastrarlo hacia la derecha. Continuar cambiar el tamaño de las columnas hasta que se muestre todos los datos correctamente.

2 Cambiar los títulos de las columnas para ser más descriptivo. Como el autor de la base de datos, es posible saber exactamente qué datos se muestra cada columna, pero otros que accedan al mismo pueden no tener el mismo nivel de conocimiento. Hacer que los títulos de las columnas lo más descriptivo posible, y utilizar todo el espacio que necesita para hacer esos títulos de las columnas de utilidad para los usuarios finales.

3 Proteger las células de base de datos que contienen fórmulas. Un usuario podría cambiar accidentalmente un valor de celda y destruir la fórmula subyacente. Eso podría significar horas de trabajo de su parte para reparar el daño y obtener la base de datos de Excel para mostrar la información que desea. Si los usuarios no necesitan realizar cambios en el documento, puede proteger el archivo completo al exigir una contraseña para realizar las actualizaciones.

4 Cambiar el formato de los campos numéricos a ser más útil para los usuarios finales. Utilice el formato de moneda para todos los datos financieros, y mostrar cifras decimales como es necesario. El formato predeterminado para los números no es muy útil, por lo que cambiar a un mejor formato basado en el contenido de la columna.

5 Utilizar el formato condicional para mostrar los números negativos en rojo y hacer otros datos importantes se destacan. Por ejemplo, puede mostrar unas ventas de más de $ 1.000 en color verde brillante para atraer más atención a esas figuras importantes.

6 Añadir tablas y gráficos a su base de datos de Excel. documentos de Excel son excelentes para la comunicación de información, pero no siempre son fáciles de usar. Viendo su información de forma gráfica hace que sea más fácil para todos los usuarios a entender.