Cómo extraer un libro de Excel a una base de datos Access

Microsoft Excel y Access son componentes de la suite de productividad de Microsoft Office. Debido a que ambos paquetes de software son hechos por la misma empresa, que fácil y rápidamente intercambian entre sí. Excel software se utiliza comúnmente para crear hojas de cálculo mientras que el acceso es un software de base de datos. Con el fin de evitar que los datos de volver a entrar en el acceso desde Excel, el usuario puede importar el libro de Excel a Access.

Instrucciones

1 Abra la base de datos que el libro de Excel se importará a.

2 Haga clic en la pestaña "datos externos", a continuación, haga clic en la opción "Excel".

3 Vaya a la ubicación del libro de Excel; haga clic en "Examinar" junto al cuadro "Nombre de archivo".

4 Seleccione el archivo que desea importar en el cuadro de diálogo "Abrir archivo" y haga clic en Abrir.

5 Haga clic en "OK" en el "Obtener datos externos - Hoja de cálculo Excel" cuadro de diálogo.

6 Haga clic en "Sheet1" en el "Asistente para importar hojas de cálculo" y luego haga clic en "Siguiente".

7 Coloque una marca al lado de "Primera fila contiene encabezados de columna" si las primeras filas de los datos son los títulos de las columnas. Haga clic en Siguiente".

8 Decidir cómo se tratará cada columna de datos. Para el primer campo, si los datos serán solamente texto, seleccione "Texto" en el campo "Tipo de datos". Si los datos no serán de texto, haga clic en la flecha hacia abajo junto al campo "Tipo de datos" y elija. Si se duplicarán los datos de la columna, seleccione "Sí (Con duplicados)" en el campo "indexado". Si no se importará ese campo, coloque una marca al lado de "No importar el campo (Salto)." Haga clic en la siguiente columna de los datos a continuación, repita los pasos anteriores.

9 Haga clic en el botón situado junto a "elegir mi propia clave principal." Seleccione el campo que servirá para identificar de forma única cada registro de la tabla. Por ejemplo, si el campo es el número de factura, entonces cada elemento de línea en la tabla contendrá un número de factura y cada número de la factura será diferente. Haga clic en Siguiente."

10 Nombre de la tabla en el campo "Importar a la tabla". Una vez que la tabla se denomina, haga clic en el botón "Finalizar". Si el usuario desea guardar los pasos de importación, haga clic en la casilla de verificación situada junto a Guardar "pasos de importación", a continuación, haga clic en Cerrar.

11 Haga clic en la pestaña "datos externos", a continuación, haga clic en "Excel". En el "Obtener datos externos - Hoja de cálculo Excel" cuadro de diálogo, vaya a la hoja de cálculo que el usuario acaba de importar y haga clic en "Abrir". Seleccione el botón de opción "Anexar una copia de los registros de la tabla". En ese mismo campo, seleccione la tabla que los registros se añaden a; presione la flecha hacia abajo junto al campo. Los nuevos registros a añadir se añadirán a la tabla el usuario que acaba de crear. Haga clic en Aceptar."

12 Seleccione la siguiente hoja de cálculo en el libro desde el cuadro de campo "Mostrar Hojas de trabajo". Haga clic en Siguiente." Revisar los títulos de las columnas para asegurar que sean exactos; haga clic en Siguiente." Haga clic en "Finalizar" y la información se añadirá a la tabla seleccionada. Repita los pasos 11 y 12 para cada hoja del libro.

Consejos y advertencias

• Al importar campos, determinar si el campo será indexado. Si no está indexado, no es necesario que un valor sea en el campo. Si está indexado, decidir si existe o no puede haber valores duplicados en el campo.
• Si los datos no importa, puede ser debido a los datos que no coinciden en el campo. Por ejemplo, si el campo de número de factura del cliente es sólo para los números, se importa texto en ese campo evitará que los nuevos datos de la importación en la tabla.