Cómo archivar archivos PDF

Debido a que los formatos de registro electrónico cambian tan rápidamente y formatos de archivo sólo puede ser abierto por ciertos programas, ha habido una renuencia a confiar en los programas de software propietario para archivar documentos electrónicos. Aunque el formato PDF fue inventado por Adobe, las especificaciones para la lectura y la edición de un documento PDF están disponibles para los desarrolladores y los usuarios no tienen que depender de Adobe para abrir los documentos. Por esta razón, los archiveros han empezado a confiar en el formato PDF / archivo para el archivo de documentos electrónicos.

Instrucciones

1 Entender la diferencia entre un PDF convencional y PDF / A. De acuerdo con la Organización Internacional de Normalización, PDF / A es un formato de archivo basado en PDF, que "proporciona un mecanismo para representar documentos electrónicos de una manera que preserve su aspecto visual con el tiempo, independiente de las herramientas y sistemas que se utilizan para crear, almacenar o la prestación de los archivos ". Un archivo PDF / A es un PDF permanente que tiene el formato de tal manera que se pueda recuperar en la misma forma durante un largo período de tiempo.

2 Abra el documento PDF que desea archivar en Adobe Acrobat 8.0 o superior o una tercera parte editor de código fuente. Ver Recursos 1 para obtener una lista completa de PDF creación de software.

3 Revisar qué elementos hay en el PDF. Para un PDF para que sea compatible con el formato PDF / A tiene que ser 100 por ciento contenidos, lo que significa que no se requieren elementos exteriores para el documento que desea ver. Fuentes, imágenes, gráficos y colores deben ser incrustado en el documento. En el Adobe Distiller, haga clic en Configuración en la parte superior de la barra de menú y seleccione Editar configuración de PDF. A continuación, tendrá la opción de incrustar fuentes imágenes y color. elementos de vídeo y de audio no se pueden incluir en el PDF / A.

4 metadatos de entrada en el documento de manera que se podrá buscar. metadatos PDF incluye palabras clave, la versión de PDF utilizado y el nombre del programa que creó el documento PDF. Para introducir los metadatos en Adobe Acrobat, haga clic en Avanzado en la barra de herramientas en la parte superior. En el menú desplegable, haga clic en Documento de metadatos.

5 Guardar el documento en un archivo. Un archivo puede ser un servidor externo seguro, disco duro o un DVD de oro. Los medios de comunicación que decide guardar el archivo PDF dependerá de lo que es más seguro en su oficina u hogar.

Consejos y advertencias

• archivos PDF / A pueden ser más grandes que los archivos PDF regulares porque todo está incrustado.