Cómo configurar GTD correo electrónico

Hacer las cosas (GTD) es un sistema de productividad personal desarrollado por David Allen. Mientras que Allen diseñó el sistema para abarcar toda la vida, se puede aplicar fácilmente sus principios a su sistema de correo electrónico para ayudarle a capturar rápidamente, aclarar y actuar sobre sus objetivos y compromisos basados ​​en correo electrónico. Después de la inversión inicial de concentración y esfuerzo, una aplicación GTD bien diseñado puede ofrecer un control duradero y libre de estrés sobre la bandeja de entrada de correo electrónico y la comunicación, lo que le permite pensar menos en el correo electrónico y mucho más acerca de la vida ricamente.

Instrucciones

Configuración inicial

1 Eliminar o archivar mensajes de correo electrónico antiguos que todavía están sentados en su bandeja de entrada, pero ya no son útiles. Cuanto menos que usted tiene en su bandeja de entrada, menos se tiene que organizar. Para simplificar, elegir una fecha y volcar todos los correos electrónicos de delante de él. Si tiene problemas para eliminar el correo antiguo "por si acaso", piense de nuevo a la última vez que realmente actúa sobre la información en un correo electrónico más antiguo que el límite elegido. Si nunca ha tenido, probablemente nunca lo hará.

2 Configurar las carpetas o etiquetas llamados Acción y en espera activa. La acción es para los correos electrónicos que requieran acciones, pero tomará más de dos minutos para responder a. En espera es para los correos electrónicos que requieren otra persona para responder antes de poder actuar sobre ellos.

3 Establecer un sistema de vencimientos que traerá mensajes de correo electrónico de vuelta a su atención en una fecha futura específica. Hay extensiones y aplicaciones para agregar esta función para la mayoría de programas de correo electrónico o navegadores Web. Una solución más simple puede ser el uso de un servicio Web como 3mindMe, LetterMeLater o iTickleMe para llevar mensajes de correo electrónico de vuelta a su atención en el futuro cuando se convierten en acciones concretas.

4 Crear carpetas o etiquetas de referencia de proyectos individuales como de procesar los mensajes de correo electrónico en su bandeja de entrada. Si su programa de correo electrónico permite a las carpetas anidadas y desea mantener su interfaz despejada, crear una carpeta llamada de referencia. Más allá de eso, las carpetas de anidación no se recomienda para las implementaciones de GTD. Basta con crear carpetas de referencia según sea necesario y dejarlos en una lista por orden alfabético.

Vaciar su bandeja de entrada

5 Procesar los mensajes de correo electrónico en su bandeja de entrada de uno en uno. No pasar a la siguiente hasta que haya terminado con la actual. El objetivo es hacer, aplazar, delegar, archivo o borrar cada correo electrónico. Actuar con rapidez y no se deje dejarse atrapar por las respuestas largas.

6 Resolver el correo electrónico en el lugar si se tardará dos minutos o menos.

7 Copiar el correo electrónico a la espera para la carpeta si necesita la respuesta de otra persona antes de poder actuar en consecuencia. Es posible que desee crear una carpeta separada dentro de Espera Para para cada persona.

8 Enviar el correo electrónico a su tickler para ser enviado de nuevo a usted después de un intervalo apropiado si usted no puede actuar en él todavía, pero podrá en el futuro.

9 Crear una carpeta de referencia para un correo electrónico que no contiene puntos de acción, pero sí tiene la información necesaria para un proyecto, y archivar el correo electrónico allí. Si no contiene ningún elemento de acción o información necesaria, borrar y seguir adelante.