Cómo decidir qué tipo de datos a utilizar en un campo de tabla de Microsoft Access

El tipo de datos predeterminado para un campo de Microsoft Access es texto, pero se puede especificar otros. Elegir el tipo de datos más específico garantiza que obtendrá los resultados que desea de sus consultas y búsquedas. Estas instrucciones se aplican a MS Access 97.

Instrucciones

1 Utilice texto si su campo contendrá texto (letras) o una combinación de letras y números o números que no son moneda o nunca será calculado. Por ejemplo, podría seleccionar un tipo de datos de texto para un campo que contendrá los números de teléfono y direcciones de números de la calle o. Puede ordenar los campos de texto, sino que se ordenan alfabéticamente, no numéricamente.

2 Utilice moneda si el campo de texto contendrá el dinero o si desea un alto grado de precisión en sus cálculos. campos de datos de moneda calculan de 15 decimales. Campos de moneda especie numéricamente y pueden ser utilizados para realizar cálculos.

3 Utilice el tipo de datos Memo para introducir notas o números largos. campos de tipo de datos Memo no se pueden utilizar para ordenar o registros de índice o para realizar cálculos.

4 Utilice el tipo de datos de números para introducir los números que se pueden clasificar numéricamente, indexados, o calculada, y cuando un alto grado de precisión no es importante. Los cálculos realizados en un campo de tipo de datos Número se redondean. Por ejemplo, se puede utilizar un tipo de datos de números para registrar la cantidad de CD que tenga para cada artista.

5 Utilice el campo Fecha / Hora para introducir las fechas y horas. Introducir los datos de fecha y hora en un campo de texto es posible, pero las clases no funcionará correctamente a menos que el campo es designado como un campo de fecha / hora.

6 Utilice el campo Sí / No para forzar una respuesta de Sí / No, Verdadero / Falso o Off / On. Por ejemplo, con una tabla que contiene datos sobre sus plantas de interior, es posible crear un campo que indica si una planta es venenosa. Un campo Sí / No permitiría que ingrese solamente sí o no, y MS Access a continuación, podría responder a una pregunta de que le da el número de plantas que son venenosas (sí) o no son (no).

7 Utilice el campo Autonumérico para asignar números secuenciales o aleatorios a un campo. Estos números se utilizan como claves primarias y son necesarios para establecer relaciones (campos compartidos) entre dos o más tablas. Puede asignar las claves principales de forma manual si necesita identificadores personalizados, pero utilizando Autonumérico va a ahorrar algo de trabajo.

8 Utilice el campo Objeto OLE para vincular o incrustar un objeto de otro programa compatible. Por ejemplo, es posible enlazar a una tabla de Excel, un documento de Word o una imagen, sonido o vídeo. campos de objeto OLE no se pueden ordenar, calculan, indexados o agrupados.

9 Utilice el campo de hipervínculo para saltar a una ubicación diferente en su base de datos, a otro archivo en el ordenador o internet, o para un sitio Web de Internet. Por ejemplo, en sus registros de clientes, podría incluir la dirección del sitio web de la compañía en este campo. Si usted tiene una conexión a Internet en directo, al hacer clic en este URL lanzaría su navegador y abrir el sitio Web. campos de tipo de datos de hipervínculo no se pueden calcular, indexados, agrupados o clasificados.

10 Utilice el Asistente para búsquedas para crear un campo que le permitirá elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores. Por ejemplo, si usted tiene una tabla que contiene una lista de artículos que usted stock en su almacén, es posible que desee para buscar todas las empresas que suministrarle uno de estos elementos - widgets. El Asistente para búsquedas le permitiría obtener los nombres de los proveedores de widgets de su tabla de proveedores y mostrar estos nombres en la tabla de artículos.

Consejos y advertencias

• Si se realizan cambios en la configuración regional de fecha y hora en el panel de control de Windows, estos cambios se reflejarán automáticamente en el campo Fecha / Hora.
• En un campo de texto, los números de clase como cadenas de caracteres, y no como valores numéricos. Aunque MS Access le permitirá introducir números en un campo de texto, no es una buena opción para los números que desee ordenar numéricamente.