Cómo crear una base de datos de recursos humanos El uso de Microsoft Access

Microsoft Access es un software de base de datos que los individuos y las empresas utilizan para almacenar información que va desde los bienes familiares a datos de recursos humanos (HR). El acceso se compone de tablas, consultas, formularios, informes y macros. Tablas almacenan los datos en bruto, las consultas se utilizan para manipular los datos, las formas se utilizan para introducir datos en las tablas, informes hacen que los datos de impresión y presentable y macros automatizan las tareas de base de datos.

Instrucciones

1 Abra Microsoft Access 2007 y crear una nueva base de datos titulado "HR base de datos."

2 Ir a la "Diseño" vista de la tabla en la base de datos. En el ínterin, Access guardar la tabla. Guarde la tabla como "los datos del empleado."

3 Introduzca campos como FName (nombre de pila), LName (apellidos) y la dirección en los campos de la tabla de datos de empleados. Para cada campo, especificar el tipo de datos (Data Type) que estarán en ese campo. Por ejemplo, los campos FName y LName serán "texto", mientras que el campo Código postal será "número". Utilice el cuadro desplegable para seleccionar el tipo de campo.

4 Haga clic en la "x" en la esquina derecha de la tabla para cerrar la tabla "Datos del Empleado".

5 Crear una tabla titulada "Responsabilidades del trabajo" de la misma manera que la tabla "Datos del Empleado". Etiquetar los campos "JobTitle", "Departamento" y "JobResponsibilities". Para el campo "JobResponsibilities", etiquetar el "Tipo de datos" como "Memo"; esto permite que el campo contenga más datos.

6 Pulsa en "Crear", "Más formularios", "Asistente para formularios." Caminar a través de los pasos del asistente para crear un formulario basado en la tabla "Datos del Empleado". Seleccione "columnas" para el diseño del formulario. Siga haciendo clic en "Siguiente" hasta el final del asistente, haga clic en "Finalizar". A la finalización del asistente, el formulario se abrirá.

7 Crear un formulario basado en la tabla "descripciones de trabajo" de la misma manera utilizada para crear el formulario de "Datos del Empleado".

8 Pulsa en "Crear", "Asistente para consultas", "Asistente para consultas sencillas." Consulta de selección "Detalle". Continúe con el asistente.

9 Agregue la tabla "descripciones de trabajo" a la consulta. Haga clic en "Mostrar tabla", haga doble clic en "descripciones de trabajo." Haga clic en "Cerrar".

10 Arrastre el campo "ID" de la tabla "Datos del Empleado" a la mesa "descripciones de trabajo". Aparecerá una línea entre las dos tablas.

11 Mantenga pulsada la tecla CTRL y seleccione la opción "JobTitle", "Departamento" y "campos JobResponsibilities". Arrastrarlos a la cuadrícula de la consulta. Guarde la consulta como "Empleado de consulta de datos."

12 Pulsa en "Crear", "Asistente de informes" y caminar a través del asistente. Cambiar el "diseño" del informe de "Justified", que asegura todos los campos caben en una sola página.

13 Haga clic en "Finalizar" para ver el informe.

Consejos y advertencias

• Un mapa de la distribución de la base de datos antes de su construcción; determinar la información que estará en la base de datos. Una planificación adecuada base de datos ahorra tiempo a través del proceso de construcción y cuando se aplica.
• información confidencial, como números de la Seguridad Social debe ser asegurada.