El uso de Microsoft Excel en el ambiente de la oficina

Excel es una aplicación de hoja de cálculo electrónica que es parte de la suite Microsoft Office. Sus muchas características, junto con los esfuerzos de marketing de su fabricante han hecho que la hoja de cálculo más popular en el mundo de los negocios. Los empleados de los empleados de entrada de datos a ejecutivos de alto nivel se pueden encontrar muchos usos para este alimento básico de la computadora.

Contabilidad

El uso principal de Excel en los negocios es como una herramienta de contabilidad. Se puede definir fórmulas y tablas para hacer frente a tales aspectos esenciales del negocio como de pérdidas y ganancias, impuestos, ventas y gastos. Usted puede cambiar fácilmente sólo la información esencial y el programa calcula automáticamente los resultados de ese cambio. Esta automatización acelera el análisis de cualquier situación de negocio.

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Las empresas utilizan muchos tipos de listas, como los de los clientes, proveedores, empleados y productos. Normalmente, las aplicaciones de bases de datos a manejar este tipo de documentos. Sin embargo, Excel puede manejar listas simples, gastos de ahorro y de programación. Si la lista requiere una catalogación sencilla de información sin definir las relaciones, a continuación, las tablas de Excel son ideales. El programa también puede ordenar y filtrar, por lo que es fácil encontrar o imprimir los datos particulares.

Entrada de datos

Los números deben cumplir con ciertos estándares de integridad para ser útil. Por ejemplo, los puntos decimales para los datos postales deben estar en la posición correcta o un número de Seguridad Social deben tener nueve dígitos. Excel puede automatizar este proceso mediante cuadros de diálogo y las formas se presentan por primera vez para las entradas, y luego mediante la comprobación para asegurarse de que los datos cumplen los criterios antes de ser escrita en la hoja de cálculo. Esto permite a los trabajadores de bajo nivel para hacer frente a los datos complejos y ahorra tiempo de cheques.

Gráficas

Un gráfico transforma masas aparentemente incomprensibles de números en un formato pictórico que es más fácil de entender. Un gráfico de sectores, por ejemplo, puede mostrar rápidamente cómo una cuña de gastos de oficina utiliza hasta el más efectivo, mientras que un gráfico de líneas se puede determinar si las ventas mensuales se dirigen hacia arriba o hacia abajo. Los gráficos son especialmente útiles para impartir información numérica a grupos grandes, tales como clientes en una reunión anual o directores de la compañía en una conferencia.

Documentos

Debido a que Excel es parte de un grupo integrado de software de oficina, se puede intercambiar fácilmente información con cualquier programa de ese grupo. Por ejemplo, puede incluir fácilmente una lista de Excel de sus principales clientes en un documento de Word para los vendedores o poner un gráfico de presupuesto en una presentación de PowerPoint para la alta dirección. Del mismo modo, una tabla de ingresos y gastos desarrollado con Word fácilmente pueden ser importados en la hoja de cálculo para más análisis.