Tutorial de base de datos Microsoft Excel

La creación de una base de datos Microsoft Excel es una manera fácil de seguimiento de la información. bases de datos de Excel son buenas para el seguimiento de los datos planos, tales como listas de contactos, presupuestos, e invitaciones a eventos. Cada uno de estos ejemplos requiere sólo una tabla. Excel no debe ser usado como una base de datos para rastrear la información relacional, como el seguimiento de lo que compran productos a los clientes. Esto se debe a que la información relacional requiere dos o más tablas, tales como una lista de clientes y una lista de productos.

El diseño de una base de datos de Excel

De hecho, antes de crear la base de datos en Excel, debe pasar unos minutos en el diseño del sistema. Es un ahorro de tiempo importante crear un borrador de la hoja de cálculo, ya que puede ser difícil añadir campos en una fecha posterior. El borrador debe identificar toda la información que desea seguir. Esto debe incluir cosas como nombres, direcciones y números de teléfono de los contactos, o las fechas de vencimiento y cantidades de dólares para una base de datos de presupuesto. Una vez que identifique esta información, entonces es relativamente fácil de organizarlo. Lo importante para recordar la hora de organizar la información es mantener a campos tan pequeño como sea posible. Por ejemplo, usted no tendría un campo de dirección llamada; en cambio, tendría descomponerlo en los datos más pequeñas, como dirección, ciudad, estado y código postal. Esto hace que sea más fácil después de buscar y filtrar los datos. Una vez que haya completado el diseño, se trata de un proceso simple para crear la base de datos.

La creación de una base de datos de Excel

Ahora que usted ha identificado exactamente lo que usted quiere que su base de datos de Excel que contenga, es fácil para crear en Excel. Basta con iniciar una nueva hoja de cálculo en Excel y guardarlo como el nombre de su base de datos. Cada pequeña pieza de información, llamado un campo que ha identificado en la fase de diseño es un encabezado de columna. Por ejemplo, para la base de datos de contactos, la celda A1 sería Apellido, la celda B1 sería Primer nombre, y C1 sería Dirección. Sólo tiene que rellenar los nombres de los campos que van a través de la cabecera de la columna. Después de crear los campos, puede dar formato a ellos al hacer cosas como cambiar el tamaño de las columnas, los encabezados en negrita, y el cambio de los colores si se desea. Una vez que se ha completado, usted está listo para agregar datos. Cada fila en Excel es un registro. Simplemente haga clic en la primera celda vacía de la columna y complete la información. Si la base de datos va a contener una gran cantidad de registros, entonces es posible que desee considerar la congelación de los nombres de los campos. Esto siempre mostraría los títulos de las columnas para que pueda ver dónde se encuentra, no importa cuántas filas contiene la hoja de cálculo.