Cómo utilizar Combinar correspondencia de Microsoft Word

Si necesita enviar múltiples mensajes de correo electrónico o hacer numerosas etiquetas o sobres para un documento al mismo tiempo, a continuación, utilizando la función de combinación de correspondencia en Microsoft Word le ahorrará un montón de tiempo.

Instrucciones

1 Abrir un nuevo documento en Microsoft Word. Luego, desde la barra de herramientas, seleccione Herramientas, cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic en Combinar correspondencia. Esto debería abrir una ventana de tareas Combinar correspondencia.

2 De la lista en la ventana Combinar correspondencia, selecciona el tipo de documento que desea crear (como carta o un mensaje de correo electrónico). Una vez realizada la selección, haga clic en "Siguiente" en la parte inferior de la ventana con el fin de continuar.

3 A continuación, seleccione el documento de partida por lo que Word sabrá cómo configurar la carta. Para un documento en blanco elegir la opción "Usar el documento actual". Si ya tiene un documento listo a continuación, elija "Inicio de la plantilla" o "Empezar desde documento existente". Una vez que haya terminado, haga clic en "Siguiente" en la parte inferior de la ventana.

4 Elija los destinatarios de una lista existente, los contactos de Outlook, o escriba una nueva lista. Una vez realizada la selección se tendrá que seleccionar "Examinar" y encontrar la lista apropiada o "Crear" si va a realizar una nueva lista. Haga clic en "Siguiente" en la parte inferior de la ventana una vez que haya hecho su elección.

5 A continuación, tendrá que escribir su carta, a menos que ya tenga una escrita. Una vez que haya escrito su carta o si tiene su carta aparece, es posible que ahora añadir varios campos haciendo clic en los enlaces que aparecen en "escribir su carta". Mediante el uso de estos enlaces se puede añadir varias características tales como un bloque de información para los receptores, los saludos, y qué otra información que ve necesario. Cuando haya terminado, haga clic en "Siguiente" en la parte inferior de la ventana con el fin de obtener una vista previa de la letra.

6 Ahora es el momento para obtener una vista previa del documento antes de que se envía y también utilizar la sección "hacer cambios" para alterar nada antes de enviarlo (como un receptor). Cuando haya terminado la previsualización y realizar los cambios, haga clic en "Siguiente" en la parte inferior de la ventana.

7 Por último tendrá que completar la combinación de correspondencia. En ese momento se pueden imprimir los documentos necesarios, o si está utilizando una combinación de correo electrónico, entonces tendrá que hacer clic en el icono "Combinar en correo electrónico" en la barra de herramientas. Esto abrirá una nueva ventana donde se puede elegir dónde enviarlo, introduzca una línea de asunto, y elegir una opción de formato. Una vez que se hace clic en "Aceptar", el documento será enviado automáticamente a todos los destinatarios de correo electrónico que usted eligió en el paso 4.