Cómo imprimir etiquetas desde un archivo XLS

Los archivos de Microsoft Excel (2003 y anteriores) se guardan con una extensión XLS. A diferencia de un procesador de texto, Excel no incluye un creador de etiquetas. Puede, sin embargo, conectarse a una hoja de cálculo de Excel desde otra aplicación, como Microsoft Word, Publisher o Access. Esto le permite importar datos de un archivo XLS existente en el programa y convertirlo en etiquetas imprimibles. También puede personalizar las etiquetas antes de que se imprimen en Access, Publisher o Word.

Instrucciones

Acceso

1 Abrir una base de datos nueva o existente en Microsoft Access. Seleccione "Archivo", "Obtener datos externos" y "Importar" en el menú. Cambiar "Archivos de tipo" a "Microsoft Excel (* .xls)" en el cuadro de diálogo "Importar" y haga doble clic en el archivo que desea abrir.

2 Haga clic en "Mostrar" Hojas de trabajo en el Asistente para vínculos de hoja de cálculo. Seleccione la hoja de cálculo XLS que contiene sus datos.

3 Haga clic en "Siguiente" y seleccione "Primera fila contiene encabezados de columna," si lo hace.

4 Haga clic en "Siguiente" y seleccione "En una tabla nueva."

5 Haga clic en "Siguiente" hasta que llegue al último paso del asistente. Escriba un nombre de tabla en el campo de texto "Importar a la tabla" y haga clic en "Finalizar".

6 Haga clic en "Informes" de "objetos" en la ventana de base de datos y haga clic en el botón "Nuevo". Seleccione "Asistente de etiquetas" en el cuadro de diálogo "Nuevo informe". Elija la tabla XLS que ha importado de la lista desplegable y haga clic en "Aceptar".

7 Escoja el tipo de etiquetas que desea imprimir y haga clic en "Siguiente".

8 Personalizar la fuente y haga clic en "Siguiente".

9 Haga doble clic en los campos de "Campos disponibles" para añadirlos a la "etiqueta de Prototipo" a la derecha. Haga clic en "Finalizar". Las etiquetas se cargan en la vista preliminar.

10 Coloque las hojas de etiquetas en la impresora. Presione el botón "Imprimir" en la barra de herramientas.

Editor

11 Haga clic en "Archivo" y "Nuevo" en el menú Edición.

12 Ampliar "Publicaciones para impresión" y haga clic en "etiquetas". Haga clic en una plantilla de etiqueta en el panel derecho para cargarlo.

13 Haga clic en "Herramientas", "catálogos y de Merge" y "catálogos y de asistente de fusión" en el menú.

14 Haga clic en "Combinar correspondencia" en el panel de tareas "de catálogos y de Merge".

15 Haga clic en "Siguiente: Seleccione una fuente de datos." Seleccione "Usar una lista existente" y haga clic en "Examinar". Haga doble clic en el archivo XLS en la ventana "Seleccionar origen de datos".

dieciséis Seleccione la hoja de cálculo que contiene sus datos en el cuadro de diálogo "Seleccionar tabla". Haga clic en Aceptar." Se abre el cuadro de diálogo "Destinatarios de combinar correspondencia". Haga clic en "OK" para aceptar todos los registros en el archivo XLS.

17 Haga clic en "Siguiente: Crear su publicación" en el panel de tareas. Haga clic en los campos que desee insertar en el panel de la izquierda. Haga clic en "Siguiente: vista previa de la publicación."

18 Haga clic en "Siguiente: Complete la combinación." Haga clic en "Imprimir" para abrir el cuadro de diálogo "Imprimir combinación". Coloque las etiquetas en la impresora y haga clic en "Aceptar".

Palabra

19 Abrir un nuevo documento en Microsoft Word.

20 Haga clic en "Herramientas", "Cartas y correspondencia" y "Combinar correspondencia" en el menú. El panel de tareas "Combinar correspondencia" se abre a la derecha.

21 Haga clic en "Etiquetas" y "siguiente: A partir del documento" en el panel de tareas. Seleccione "Usar el documento actual" y "Opciones de etiqueta".

22 Escoja sus configuraciones de etiqueta en el cuadro de diálogo "Opciones de etiquetas" y haga clic en "Aceptar". Haga clic en "Siguiente: seleccionar los destinatarios."

23 Repita los pasos 5 y 6 de la sección "Editor".

24 Haga clic en "Siguiente: ordenar las etiquetas" en el panel de tareas. Seleccionar "y otras piezas" para abrir el cuadro de diálogo "Insertar campo de combinación".

25 Haga doble clic en los campos de combinación que desea añadir desde el archivo XLS. Haga clic en "Cerrar".

26 Organice los campos en la primera etiqueta (dentro de su documento) la forma en que quiere que la miren cuando se imprimen. Añadir un espacio, nueva línea, o puntuacion entre los campos para dar formato a las etiquetas.

27 Volver al panel de tareas cuando haya terminado. Haga clic en "Actualizar todas las etiquetas" y "siguiente: vista previa de las etiquetas."

28 Repita el paso 8 de la sección "Editor" para completar la fusión e imprimir las etiquetas.