Cómo Enviar una presentación de PowerPoint en las Secciones

Un archivo adjunto de gran tamaño puede exceder de los límites de un servidor de correo electrónico. La división y la organización de un archivo grande en secciones que se pueden enviar por correo electrónico por separado se incluye una solución para conseguir el contenido al destinatario. Debido a que las presentaciones de PowerPoint constan de diapositivas, puede crear subconjuntos de diapositivas y guardarlos con nombres de archivos secuenciales. El destinatario puede luego compilar estos archivos secuenciados para volver a crear la presentación original.

Instrucciones

Segmento de una presentación de PowerPoint grande

1 Haga clic para seleccionar el archivo de PowerPoint deseado. Haga clic derecho y seleccionar "Propiedades" para ver el tamaño del archivo.

2 Determinar el número de secciones del archivo debe ser dividido en para enviar correos electrónicos. (Muchos servidores limitan los archivos adjuntos a 5 MB o menos.) Por ejemplo, si el archivo es de 22 MB, entonces debe ser dividido en cinco secciones para el correo electrónico.

3 Abra el archivo de PowerPoint que desee y seleccione "Clasificador de diapositivas" en "Ver" en la barra de menú superior. Se divide el número total de diapositivas en el número deseado de secciones. Por ejemplo, para una presentación de 22-MB que contiene diapositivas de 35, cada una de las cinco secciones contendría siete diapositivas.

4 Mantenga pulsada la tecla "Shift", seleccione la diapositiva tras la última diapositiva en el primer grupo, y luego seleccione la última diapositiva de la presentación. Suelte todas las teclas y pulse la tecla "Borrar".

Por ejemplo, en la baraja de 35 diapositivas, diapositivas de 8 a 35 serán seleccionados y luego se elimina, dejando diapositivas 1 a 7.

5 Seleccione "Guardar como" en "Archivo" en la barra de menú superior. Escriba el nombre del archivo deseado y, a continuación, escriba "1" para referirse a la sección. Haga clic en el botón "Guardar".

Por ejemplo, el nombre de archivo para el primer tramo sería "example1.ppt."

6 Abra el archivo original de PowerPoint y seleccione las diapositivas ya guardados en las secciones anteriores. Eliminar estas diapositivas. Por ejemplo, para la sección 2, seleccione las diapositivas 1 a 7 para borrar, ya que estos están en example1.ppt.

Mantenga pulsada la tecla "Shift", seleccione la diapositiva tras la última diapositiva en el segundo grupo, y luego seleccione la última diapositiva de la presentación. Pulse la tecla Supr. Por ejemplo, debido a que cada sección contiene siete diapositivas, diapositivas 8 a 35 se seleccionarían y luego eliminada por la segunda sección.

Seleccione "Guardar como" en "Archivo" y escriba el nombre del archivo deseado, seguido del número de la sección. Haga clic en el botón "Guardar". Por ejemplo, el nombre de archivo para la segunda sección que contiene las diapositivas 8 a 14 sería "example2.ppt."

7 Repita el paso 6 para cada sección.

Compilar una presentación de PowerPoint a partir de secciones

8 Descarga todas las secciones y abrir la primera sección en PowerPoint.

9 Haga clic en el final de las diapositivas, seleccione "Insertar" de la barra de menú superior y luego seleccione "Diapositivas de archivo." Busque el nombre de archivo para la siguiente sección y luego haga clic en el botón "Abrir". "Haga clic en el botón" Insertar todos ".

10 Repita el paso 2 hasta que las diapositivas de todas las secciones se compilan en una presentación de PowerPoint. Seleccione "Guardar como", escriba el nombre del archivo deseado y haga clic en el botón "Guardar".

Consejos y advertencias

• Si alguna de sus secciones contiene imágenes vinculadas o clips de vídeo, elegir la opción "Paquete para CD" en "Guardar como" para crear una carpeta que contiene la presentación de PowerPoint seccionada y archivos vinculados.
• Para reducir aún más el tamaño de un archivo de PowerPoint, o para las carpetas creadas a través de la función "Empaquetar para CD", comprimir los archivos haciendo clic derecho y seleccionando la opción "Enviar a" antes de elegir "archivo zip (comprimido)."
• Antes de compilar las secciones en una sola presentación, recuerde que debe ampliar los archivos comprimidos para tener acceso a los documentos.