Consejos para organizar los documentos por correo electrónico

El correo electrónico es un gran método de comunicación, ya que ofrece una entrega casi instantánea y no cuesta nada enviar. Sin embargo, es fácil perder un correo electrónico cuando se estanca en un mar de correos electrónicos no deseados o no deseados que los negocios en línea envían todos los días. Encontrar el documento de correo electrónico o de correo electrónico que necesita rápida y fácilmente, por lo que mantenerse al día con lo que está sucediendo y responde con prontitud.

carpetas

En lugar de dejar que sus mensajes de correo electrónico se sientan en su bandeja de entrada en el que se agrupan y hacen que sea difícil saber qué es lo que, a organizar sus mensajes de correo electrónico en carpetas. Nombrar las carpetas para reflejar los correos electrónicos que recibe con más frecuencia, por ejemplo, si su correo electrónico es personal tiene una carpeta llamada mamá, papá, sus otros nombres de los miembros de la familia y el nombre de cada amigo. Usted puede tener un número ilimitado de carpetas, por lo que añadir más si es necesario. Ordenar el correo entrante a medida que lee a la carpeta correcta.

Si usted utiliza su correo electrónico principalmente para los negocios, aún puede utilizar los nombres de los compañeros de trabajo y jefes de carpetas de correo electrónico. También es posible que desee nombrar algunas carpetas de relacionarse con el trabajo que está haciendo, como el nombre del proyecto que está haciendo o los nombres de clientes o empresas. Entonces, cuando llegue correos electrónicos entrantes ordenar de inmediato a la carpeta correcta para mantener su bandeja de entrada ordenada.

No guardar todo el correo que recibe. Si recibe correo basura, eliminarlo tan pronto como se dé cuenta que es basura. Si recibe una nota de un compañero de trabajo que dice algo como agradecimiento por su ayuda, decidir si este tiene ninguna importancia para usted y si no es así, responder a ella y eliminarlo. Mantenga toda la correspondencia importante, pero la clasificación y eliminación de correos electrónicos no deseados e innecesarios a mantener su correo electrónico ordenada por lo que son más capaces de encontrar un correo electrónico importante cuando lo necesite.

Documentos

Al llegar los archivos adjuntos en el correo electrónico, decidir si son importantes. Si lo están, descargarlos y mantener las carpetas en la sección Mis documentos de su ordenador para guardar estos. Etiquetar una carpeta en Mis Documentos decir algo así como los documentos por correo electrónico. Dentro de esa carpeta, subcarpetas hacer para ordenar los documentos en consecuencia. Por ejemplo, usted podría tener una subcarpeta birthdaycards etiquetados para todas las tarjetas de cumpleaños en línea que recibe, otra subcarpeta podría ser el trabajo relacionado con nombre y trabajo.

Una vez que haya descargado los documentos importantes de correo electrónico, puede eliminar los correos electrónicos que entró. Sin embargo, es posible que desee mantener el correo electrónico original ordenados en su carpeta en caso de que extravía el documento o se corrompe. Puede descargarlo de nuevo fácilmente cuando sea necesario. Además, si un compañero de trabajo necesita el documento que puede enviar su copia fácilmente del correo electrónico guardada.